Betekenisvol event organiseren bij Jaarbeurs? Zo deed Momentus dat.

Momentus, het wereldwijde softwarebedrijf dat oplossingen biedt voor event- en venuebeheer, heeft als missie klanten te helpen om bijzondere momenten te creëren. Om die missie kracht bij te zetten, organiseerde het bedrijf bij Jaarbeurs een congres dat impact maakte. Op haar klanten én de omgeving.  

Momentus heeft een wereldwijd klantenbestand en organiseert regelmatig verschillende conferenties in Europa. Nu werd het tijd voor een nieuw congres: Illuminate. Een gebruikerscongres om haar klanten meer te leren over de software, met hen te verbinden en hun behoefte beter te begrijpen. Ze wisselden ideeën uit en dachten samen na om de toekomst van de Momentus-oplossingen beter vorm te geven. Momentus besloot om Illuminate te organiseren bij Jaarbeurs. Want, zo zegt Chief of Staff Melora Cybul: ‘Jaarbeurs is uitstekend bereikbaar voor onze klanten. Het ligt in het midden van Nederland, naast Utrecht Centraal station en omringd door hotels. Daarnaast gebruiken ze ook onze software, dus dat maakt het extra mooi om hier een event te organiseren.’  

Doneren aan een goed doel
Tijdens de het organiseren van Illuminate besloot Momentus de traditionele ‘swag’ voor hun deelnemers te veranderen. Swag staat bekend als ‘stuff we all get’. Oftewel: gratis promotiemateriaal dat je krijgt op een event. Melora: ‘Dit was ons eerste grote congres sinds de pandemie. We wilden iets geven, maar het mocht zeker niet in de prullenbak belanden – en dat is iets wat al snel gebeurt met de traditionele swag. We kozen daarom voor een powerbank, waarvan we vinden dat het direct nuttig is. Daarnaast wilden we ook iets betekenen voor de gemeenschap, dus kozen we ervoor om ons swagbudget van 10.000 euro aan goede doelen te schenken. We gingen een beetje met de woorden spelen en stuff we all get werd stuff we all give.’  

Bezoekers inspireren mee te denken 
Het idee om geld te doneren aan een goed doel ontstond eigenlijk door iets wat er in het contract van Jaarbeurs stond. Namelijk, de donatie aan Trees for All. Melora: ‘Een mooi initiatief! Het inspireerde ons om ook zoiets te doen. Toch wilden we onze bezoekers ook een keuze geven. In overleg met Jaarbeurs kozen we drie lokale goede doelen. Het werden JINC, Academie Spelderholt en het Prinses Máxima Centrum. Bij binnenkomst op Illuminate kreeg elke bezoeker vijf tokens. Eén token stond symbool voor een donatie van 10 euro. Er stonden grote vazen met informatie over het goede doel en de bezoeker kon de tokens vervolgens doneren in een of meerdere vazen naar keuze.’

Bewuste keuzes maken 
Impact kan je op meerdere vlakken maken. Bijvoorbeeld door goed je keuzes af te wegen. Zo zegt Melora: ‘We vinden het belangrijk om tijdens het organiseren van een event bij elke investering te kijken: hoe kunnen we onze CO-2 voetprint minimaliseren? En is het mogelijk om duurzamer te zijn of iets terug te doen voor de gemeenschap?’ Ook hier schakelden ze de hulp in van Jaarbeurs. Bijvoorbeeld bij de verse bloemen, want deze werden na afloop van het event niet weggegooid. Melora: ‘Medewerkers van Jaarbeurs hielpen ons met het coördineren van het uitdelen van deze prachtige bloemstukken. Sommige boeketten gingen naar hospices, vluchtelingengezinnen of mensen die het moeilijk hadden. De rest werd verdeeld onder onze gasten om mee naar huis te nemen.’  

Samen successen boeken
Melora kijkt tevreden terug op het event en de samenwerking met Jaarbeurs. ‘Het team denkt goed mee, over elk onderwerp waar je hulp bij nodig hebt. Over duurzame catering bijvoorbeeld. We houden niet van voedselverspilling en Jaarbeurs heeft daar mooie oplossingen voor. En ook de ruimte was top: door plug-and-play faciliteiten is het makkelijk om het event – vanaf de andere kant van de wereld – te organiseren. Ons doel was om verbinding te creëren tussen onze klanten én iets terug te geven aan de gemeenschap. Dankzij Jaarbeurs is dat zeker gelukt.’  

Interessant om te weten:  

Aantal bezoekers/deelnemers: 100 bezoekers, 40 medewerkers 
Bezoekers/deelnemers komen uit Europa, Midden-Oosten, Afrika en Australië
Gebruikte locatie + sessiezalen: Media Plaza (Auditorium en Polar) 
Doel van de bijeenkomst: Verbinding creëren met klanten, van elkaar leren en hun behoefte beter te begrijpen. 
Bijzonder element om extra te benoemen? Bezoekers kregen ‘swagbudget’ om zelf te doneren aan een goed doel.