Een congres, meeting, symposium; elke bijeenkomst kent een eigen vorm en kenmerken. En vaak hebben ze allemaal te maken met kennisdeling. Maar… wat is een conferentie eigenlijk? Waarom organiseer je een conferentie en welke elementen maken ze succesvol? Wij vertellen je alles wat je moet weten.
Wat is een conferentie?
Een conferentie is een bijeenkomst voor mensen uit dezelfde sector, branche, vakgebied of met een gedeelde interesse. Het doel van een conferentie is om ideeën uit te wisselen en contacten te leggen. Het is een plek waar mensen samenkomen om meer kennis te vergaderen. Om slimmer te worden dus. De Van Dale omschrijft een conferentie als een samenkomst van diplomaten, politici en zakenlieden. Ook wel: een beraadslaging. Een conferentie heeft meestal een actueel thema. Denk aan duurzaamheid, klimaat, gezondheidszorg, onderwijs of innovatie.
Een conferentie kan klein of groot: van tientallen deelnemers tot wel honderden. Waar het om gaat, is dat het draait om verdieping, verbinding en vernieuwing.
De voordelen van een conferentie
Een conferentie kent verschillende pluspunten. Als je het ons vraagt zijn er vier hele duidelijke voordelen, namelijk:
- Nieuwe kennis vergaderen
Het is een van de grotere redenen dat mensen naar een conferentie gaan: hier krijgen ze meer diepgaande informatie over een specifiek onderwerp. Er komen sprekers van binnen (of juist buiten) het vakgebied vertellen over het thema. Een ding is zeker: deelnemers gaan gevoed met informatie weer naar huis.
- Contacten leggen
Sommige werkvelden en branches zijn klein, andere zijn juist immens groot. Hoe dan ook, je kan nooit met iedereen in contact komen. Het is voor deelnemers fijn om te weten dat ze met gelijkgestemden kunnen praten zonder daar een afspraak voor te moeten maken. Contacten leggen en netwerken is daarom een groot voordeel van een conferentie.
- Elkaar inspireren
Daar waar mensen samenkomen, gebeuren mooie dingen. We roepen het wel vaker, want het is echt zo! Het is magisch om te zien hoe samenwerkingen tot stand komen, of nieuwe projecten worden opgestart die ‘geboren’ worden bij een conferentie.
- Reputatie versterken
Als je als bedrijf actief bent in een bepaalde branche, dan heb je een reputatie hoog te houden. Door een conferentie te organiseren, laat je zien dat je een kenner bent op het gebied van dat onderwerp. Het versterkt je reputatie verbetert je zichtbaarheid in de branche.
Hoe organiseer je een conferentie?
Een conferentie organiseren is niet iets wat je ‘erbij’ doet. Het is een serieus event, waar je tijd en energie voor moet vrijmaken. Doe je dat goed, dan kan je mooie resultaten boeken. We helpen je op weg: hou deze vijf tips in je achterhoofd:
- Locatie is belangrijk.
Kies een evenementenlocatie die geschikt is voor het type conferentie. Kijk goed naar het onderwerp en de doelgroep en selecteer dan de ruimte. Waar komen de deelnemers vandaan en wat moet de locatie minimaal bevatten? Bijvoorbeeld: als je een conferentie organiseert over duurzaamheid, kies dan niet voor een energie slurpende en vervuilende locatie. Of eentje die niet te bereiken is met het openbaar vervoer.
- Kies een helder doel en thema
Wat is je doel met de conferentie? Wil je meer draagvlak creëren? Mensen verbinden? Kennis delen? Bepaald op voorhand het doel van de conferentie en kies vervolgens een thema. Een thema helpt je weer met het maken van een programmering.
- Selecteer de juiste sprekers
Soms is die ene spreker de absolute een kenner op het gebied van het onderwerp, maar kan een ander ogen openen. Kijk goed wat een spreker kan toevoegen. Juist door iets tegendraads te doen, boek je mooie resultaten. Maar: kijk ook goed naar bekende namen, want dat kan juist weer de aanleiding zijn dat mensen naar je conferentie willen komen.
- Communiceer over je conferentie
Je bent al weken (of maanden) bezig met het organiseren van je conferentie en je kent alle details. Maar kent je doelgroep die ook? Vertel waar je mee bezig bent, wie nodig je uit, wat kunnen mensen verwachten? Licht een tipje van de sluier of vraag input van je doelgroep. Door hen actief te betrekken bij je organisatietraject, bouw je meer vertrouwen.
- Zorg voor een goede uitvoering
En dan de dag zelf: hoe zorg je dat alles vlekkeloos verloopt? Door een draaiboek te maken. Hier zet je van A tot Z wat er wanneer van wie wordt verwacht. Je kunt het draaiboek ook delen met de locatie, zo weten de experts daar ook wat er op de planning staat. Extra tip: zet hier ook telefoonnummers in van belangrijke personen. Zo kan je altijd terugvallen op je draaiboek – óók als je zelf je mobiel niet bij de hand hebt.
Hoe lang moet een conferentie duren?
Een vraag die we regelmatig krijgen, gaat over de duur van een conferentie. Dat hangt af van het doel, de doelgroep en natuurlijk het programma. Er is dus geen standaardantwoord. Gelukkig zijn er wel richtlijnen. Denk aan:
Een dagdeel: ideaal voor een deep dive, of als je één onderwerp wil uitlichten
Een dag: perfect voor meerdere keynotes, break-outsessies én een netwerkmoment
Meerdaags: zeer geschikt voor grotere (internationale) conferenties, met een veelzijdig programma, verschillende sprekers én netwerkmomenten.
Wil je meer weten over het organiseren van een evenement? We zijn er voor je. Voor tips, hulp en natuurlijk een fantastische ruimte. En bovendien: bij Jaarbeurs hebben we meer dan 100 jaar ervaring in het hosten en organiseren van verschillende conferenties. We helpen je met álle facetten, zodat jij een succesvolle conferentie organiseert.
