Organiseer je een evenement, beurs, festival, congres of feest? Dan komen er een heleboel vragen in je op. Eentje daarvan is waarschijnlijk: hoeveel mensen passen er eigenlijk in een ruimte? Of beter gezegd: hoe groot moet je ruimte zijn? Snel gezegd: daar is géén standaard antwoord op. Het hangt namelijk af van het soort evenement, de sfeer en de opstelling. Toch zijn er handvatten. We leggen je alles uit.
Voordat je verder leest
Heb je een eventlocatie op het oog bij Jaarbeurs? Dan hoef je niet zelf uit te rekenen hoeveel mensen je in welke ruimte kwijt kunt. Die berekening kunnen wij namelijk voor je doen. We weten alles van de ruimtes, soorten opstellingen en de hoeveelheid mensen die erin kunnen. Vraag het onze event- of accountmanagers en we helpen je graag!
Hoeveel personen per m² bij een evenement?
In principe zeggen we altijd: hoe informeler het event, hoe minder je ruimte je per persoon nodig hebt. Maar vergeet niet: veiligheid, comfort en beleving spelen ook een hele belangrijke rol.
- Staand evenement
Organiseer je een feest of event waar iedereen staat en door de ruimte beweegt? Bijvoorbeeld een borrel, receptie of een dansfeest? Hou dan ongeveer 1 m2 per persoon aan.
- Theateropstelling
Kies je voor een bijeenkomst waar mensen zitten, zonder tafels? Dan noemen we dat een theateropstelling. Kies je voor deze opstelling, reken dan ongeveer een halve m2 per persoon.
- Zittend met tafels
Kies je voor een setting met tafels en stoelen? Bijvoorbeeld voor een diner of overleg? Dan noemen we dat een cabaretopstelling. Reserveer ongeveer 1,5 tot 2 m2 per persoon.
Hoeveel personen bij een beurs?
Organiseer je een beurs, dan draait het om ontdekken. Om rond te lopen en te netwerken. Kort gezegd: je hebt een flexibele ruimte nodig waar mensen makkelijk kunnen bewegen.
- Reken op ongeveer 2,5 tot 3 m2 per bezoeker
- Werk je met stands of kramen? Dan tel je dat oppervlakte mee in het totaal.
- Vergeet niet de looproutes, garderobes, cateringruimte etc. mee te nemen in de berekening.
Hoeveel personen bij een congres?
Een congres heeft een slimme indeling nodig. Je werkt namelijk vaak met een combinatie van presentaties, break-outsessies en netwerkmomenten.
- Plenair onderdeel? Hou dan ongeveer 1 tot 1,2 m² per persoon aan.
- Workshopruimte, catering of netwerkmogelijkheid? Reken dan met 1,5 tot 2 m2 per persoon.
Hoeveel personen bij een conferentie?
Een conferentie lijkt op een congres, maar hier draait het nog meer om kennis overdragen. De indeling blijft belangrijk, maar je kunt minder ruimte per persoon aanhouden.
- Presentatie of keynote-sessie? Ongeveer 1 m² per persoon.
- Interactieve momenten aan tafels zoals discussies of brainstormsessies? Hou dan per persoon 2 m2 aan.
Welke zaalopstelling kiezen voor een optimale bezetting van de ruimte?
De juiste zaalopstelling bepaalt hoe jouw deelnemers het evenement beleven. En natuurlijk wat je voor ogen hebt. Bijvoorbeeld kennisoverdagen. Of interactie teweegbrengen, netwerken of groepsgevoel creëren.
De opstelling is natuurlijk afhankelijk van hoe groot je ruimte is. Maar, het bepaalt ook hoeveel mensen je kwijt kunt. Kijk maar:
- Theateropstelling: perfect voor veel mensen op weinig ruimte. Je hebt immers geen tafels nodig, en je plaatst alle stoelen naast en achter elkaar.
- Carré-opstelling: bij deze opstelling staan tafels in een vierkant of rechthoek. Dit is een goede manier om interactie op gang te brengen. Heb je de ruimte? Dan is een carré-opstelling prima voor dit soort doelen. Maar heb je weinig vierkante meters? Dan is het niet de meest efficiënte indeling.
- Cabaretopstelling: hier staan halve tafels op het podium gericht. Je kunt wat meer mensen kwijt dan bij een carré-opstelling, maar het vraagt nog steeds veel vierkante meters van je ruimte.
- U-vorm: bij een u-vorm zitten deelnemers in een (jawel!) u-vorm aan tafel. Dit is een vergaderopstelling waarbij iedereen elkaar kan aankijken. De spreker staat in het midden. Perfect voor vergaderingen waarbij je interactie wil én waar je de ruimte kunt pakken. En dat is nodig, want een u-vorm vraagt ongeveer 2,5 vierkante meter per persoon. Niet heel optimaal voor je ruimte dus.
- Dineropstelling: wordt vaak gedaan met ronde tafels voor 6 tot 10 personen. Je hebt er veel vierkante meters voor nodig en het is niet een optimale bezetting van de ruimte. Máár: wel erg sfeervol.
Hulp nodig?
Wil je meer weten over het organiseren van een event, hoeveel mensen je kwijt kunt of welke opstelling handig is? We staan voor je klaar. Onze eventmanagers weten precies welke ruimte geschikt is en hoe je die kunt indelen.
