Jaarbeurs organiseert zelf beurzen en evenementen of biedt onderdak aan beurzen of evenementen van andere organisaties. Als bezoeker of als exposant van deze beurzen en evenementen verstrekt u Jaarbeurs persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij het bestellen van een toegangsticket voor een beurs, door uw deelname aan de beurs, bij het parkeren van uw auto of het vragen van informatie.
Daarnaast is het mogelijk dat u als bezoeker of exposant wordt gefilmd of gefotografeerd. Dit materiaal kan door Jaarbeurs worden gepubliceerd voor zover dit wettelijk is toegestaan. Wanneer u identificeerbaar bent, dan vragen onze foto- of videografen vooraf uw toestemming voor het publiceren. Voor beelden van minderjarigen wordt de toestemming van de ouder of verzorger gevraagd. U heeft het recht om de toestemming die u hebt gegeven op elk moment in te trekken, maar de beelden die tot aan het moment van intrekking zijn gepubliceerd blijven wel rechtmatig verwerkt. Voor sfeerbeelden, waarbij u niet direct of indirect identificeerbaar bent, is toestemming niet vereist. Er geldt ook een uitzondering voor onder andere pers en media foto- en videografen. Voor het publiceren van beelden voor puur journalistieke doeleinden is in beginsel geen toestemming vereist. De betreffende foto- of videograaf is zelf verantwoordelijk voor het naleven van de regelgeving.
Persoonsgegevens
In het kader van een beurs of evenement kan Jaarbeurs de volgende gegevens van u verwerken:
Doelen van verwerking
Jaarbeurs verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
Derden
In het kader van de uitvoering van haar diensten kan Jaarbeurs uw persoonsgegevens uitwisselen met derde partijen. Denk aan de partijen die betrokken zijn bij de organisatie en uitvoering van de beurzen en evenementen van of in de Jaarbeurs, IT-leveranciers en leveranciers van facilitaire diensten. Daarnaast maakt Jaarbeurs gebruik van diverse adviseurs die toegang zouden kunnen krijgen tot uw persoonsgegevens, zoals organisatieadviseurs of advocaten.
Als bezoeker wordt u tijdens uw online registratie, voor toegang tot onze beurzen of events, geïnformeerd over het delen van uw registratiegegevens (zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, etc.) met onder andere exposanten. Zoals het delen van uw registratiegegevens als u via een link van de exposant onze registratie doorloopt en als u zich aanmeldt voor een sessie of een sessie online (via livestreaming) bekijkt. Wanneer u als bezoeker tijdens een fysieke beurs of event uw badge laat scannen bij een exposant of bij een theater, geeft u daarmee toestemming om uw registratiegegevens te delen met de betreffende exposant of aanbieder van de sessie. Het delen van deze persoonsgegevens, naar aanleiding van uw registratie via een link van de exposant, het laten scannen van uw badge en uw aanmelding voor een sessie, gebeurt uitsluitend met uw toestemming. De verwerking van uw persoonsgegevens door de betreffende exposant of aanbieder van een sessie valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende exposant of aanbieder van de sessie. U kunt bij hen terecht voor nadere informatie over hoe zij omgaan met uw persoonsgegevens.
Als bezoeker en exposant kunt u bij bepaalde beurzen of events toegang krijgen tot een online netwerkplatform. Hierin is een profiel van u zichtbaar voor andere geregistreerde bezoekers, deelnemende bedrijven en aanbieders van sessies. Op die manier kunt u eenvoudig vóór, tijdens en na aanvang van de beurs of het event connecties maken, netwerken, afspraken initiëren, aanmelden voor sessies en  online sessies (via livestreaming) bekijken. U bepaalt uiteraard zelf of u daartoe het initiatief neemt, op uitnodiging van andere ingaat en met wie u uiteindelijk uw contactgegevens deelt. Meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in het online netwerkplatform  krijgt u tijdens het registratieproces van de betreffende beurs of event.
Als exposant heeft u toegang tot een speciaal ingerichte online omgeving van Jaarbeurs. De gegevens die u daar opgeeft kunnen door Jaarbeurs worden verstrekt aan derden die u kunnen benaderen voor diensten die een aanvulling zijn op de diensten van Jaarbeurs. De reden van deze verstrekking is enerzijds het verkrijgen van aanvullende inkomsten en anderzijds u een zo compleet mogelijke dienstverlening te kunnen bieden, zodat u zich als exposant bij Jaarbeurs optimaal kunt profileren.
Daarnaast  kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. Zo kan de politie of de gemeente gegevens bij ons opvragen bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsporing.