Beurs organiseren

Wat wil je uitdragen en wat wil je bereiken? Heb je een community die je wil inspireren of kies je meer voor een netwerkevent? Wil je voornamelijk informatie verspreiden of leads genereren? Bepaal wat je wil bereiken met de beurs en stel doelstellingen op.

Een beurs organiseren kost geld. Denk aan de locatie, techniek, catering, marketing, medewerkers. En, niet onbelangrijk: onvoorziene kosten. Bepaal eerst het budget, dan de rest.

Weet je hoeveel mensen er (ongeveer) komen? Dan weet je ook wat voor soort eventlocatie je nodig hebt. Als het de eerste keer is dat je een beurs organiseert, kies dan voor een locatie met veel ervaring in het hosten van events. Zo kan je vertrouwen op de expertise van een ander. Bij Jaarbeurs denken we bijvoorbeeld graag proactief met je mee, en kunnen we extra ondersteuning bieden bij het programma of de invulling van het event.

Er zijn zoveel zaken waar je aan moet denken. De kans is groot dat je wat over het hoofd ziet. Het regelen van de catering bijvoorbeeld. Of de reminders versturen naar de deelnemers. De entreekaarten. Een bedankje voor de sprekers. Oeps! Met een checklist hou je controle.

De marketing van een beurs is nog een ondergeschoven kindje. En dat terwijl het zo belangrijk is. Gebruik je socials, werk met een e-mailcampagne, verstuur persberichten en spit in je klantenbestand. Extra tip: neem je doelgroep mee in de organisatie van de beurs, zo hou je ze betrokken. Wat kunnen ze verwachten bijvoorbeeld? Neem previews op of laat sprekers alvast een tip je van de sluier lichten.

Als je de grote zaken geregeld hebt, dan is het tijd voor je draaiboek. Hierin zet je wanneer wat gebeurt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Zorg dat je sowieso de 4 W’s erin hebt staan: Wanneer, Waar, Wat en Wie. Let op: vergeet niet de belangrijke namen en telefoonnummers voorin het draaiboek te vermelden. Zo heb je alles bij de hand.