Rabobank organiseert festival voor 10.000 man bij Jaarbeurs

Een compleet evenement voor 10.000 medewerkers organiseren in ongeveer drie weken tijd. Onmogelijk, zou je zeggen. En toch deed Rabobank het. Ter ere van het 125-jarig bestaan werd alles uit de kast getrokken voor een immens groot feest bij Koninklijke Jaarbeurs. Hoe ze dit klaarspeelden in zo’n korte tijd? Eventmanager bij de Rabobank, Hester Wilms onthult: ‘Wederzijds vertrouwen in elkaar.’

‘Twee keer eerder hebben we een medewerkersfestival bij Rabobank georganiseerd. We hebben daarbij een vast concept, wat we samen met ons evenementenbureau HDVP Events uitwerken,’ zegt Hester Wilms, Eventmanager. ‘Het festival vindt plaats op onze eigen campus met acts van onze eigen medewerkers. Ook staan wij zelf achter de bar. Dit jaar wilden we het 125-jarig bestaan vieren met het medewerkersfestival.’ 

Met nog maar een paar weken op de teller, was het festival praktisch in kannen en kruiken. Tot het moment van de kaartverkoop. Paul van Stempvoort, eigenaar van HDVP Events: ‘Binnen een half uur waren alle vierduizend kaarten al uitverkocht! Er was zoveel animo voor, iedereen wilde het 125 -jarig bestaan van Rabobank vieren, we moesten een alternatief bedenken.’
 

Er werden lijntjes uitgegooid bij Jaarbeurs en wonder boven wonder bleek die datum nog vrij. Vanaf dat moment draaide het kernteam, dat bestond uit Hester, Paul, Jan van den Elshout en meerdere vrijwillige Rabobank collega’s enerzijds en partijen Dutch Matters, Boozed, The Food line-up, AVEX en uiteraard de Jaarbeurs anderzijds, werkdagen van wel 13 uur per dag. En dan nog werd het aanpoten. Maar ondanks de deadline die zwaar op iedereens schouder drukte, twijfelde niemand. Zowel Jaarbeurs als Rabobank, HDVP Events en de overige partijen niet.

Hester: ‘We hadden echt vertrouwen in elkaar. Er is geen tijd om alles te bespreken of ergens lang bij stil te staan. Natuurlijk zijn we ook op het punt gekomen dat we elkaar aankeken en dachten: gaat dit wel lukken? Toch bleef iedereen rustig en had er vertrouwen in.’

Paul krijgt een glimlach en zegt: ‘Er hing zo’n ontzettende drive in het team om iets vets neer te zetten. En onze contactpersonen bij Jaarbeurs, Jasper en Hidde, pakten zaken super productief op. Zonder hen was het niet gelukt. Zij organiseren zóveel achter de schermen, zonder dat wij er eigenlijk weet van hebben, zodat wij kunnen doen wat we willen.’

Hester blikt terug op de samenwerking met Jaarbeurs: ‘Hun team denkt fijn mee en weet wanneer ze moeten helpen. Zo kreeg ik bijvoorbeeld een huurovereenkomst met juridische begrippen. Jasper nam de tijd en loodste me er perfect doorheen. Op dat soort momenten merk je dat je met een kundig team te maken hebt.’ 

En dan is het zover na drie weken kei- en keihard werken. Wie op 14 december in de buurt van Jaarbeurs was, kan het niet ontgaan zijn. Paul: ‘Drie kwartier lang liep er een lint van 10.000 mensen van Rabobank naar Jaarbeurs voor het festival. Dat was zo gaaf om te zien!’ 

Op de vraag hoe ze terugkijken op de dag, beginnen ze te stralen. Paul: ‘Het was gekkigheid. Iedereen uit de organisatie was zo trots als een pauw. De sfeer zat er enorm goed in. Hester vult aan: ‘Dit was het echt alleen mogelijk met de juiste mensen. Mensen die precies weten wat ze moeten doen en knopen durven door te hakken.’
 

Ze doelt daarbij onder andere het enige stressmoment van de avond. Door een storing in het IT-systeem van de leverancier van de lockers, deden ze het niet. Paul voegt toe: ‘Mensen kregen daardoor het kluisje niet open. Maar er was wel een toestroom van 10.000 man. Jaarbeurs constateerde snel het probleem en ging op zoek naar een oplossing.

Ze hebben een strak communicatieschema. Het juiste poppetje heeft een portofoon en er werd vlot gecommuniceerd. Er bleken een paar garderobes niet in gebruik, die konden we inzetten. En overal werd personeel vandaan gehaald om deze te bemannen. Dat zijn een paar roepjes in de porto geweest. Het was een stressmoment, maar hoe dit opgelost werd, was top.’ 
 

Paul en Hester kijken enthousiast terug op het festival. Hester: ‘Het was fantastisch om dit te doen. Ik organiseer al 20 jaar evenementen, maar dit was echt by far de grootste. En op de lockers na, ging alles goed. Dat kwam echt door wederzijds vertrouwen in elkaar. Het laat me echt beseffen: als je vertrouwen hebt dat het goed komt, waarom doen we dan soms 2 jaar over het ontwikkelen van een product, terwijl we zoiets groots in drie weken tijd kunnen?’
 

Aantal bezoekers/deelnemers: 10.000 
Bezoekers/deelnemers komen uit: heel Nederland 
Gebruikte locatie + sessiezalen: Hal 7,8,9 en 10
Doel van de bijeenkomst: 125-jarig bestaan vieren 
Bijzonder element: binnen 3 weken georganiseerd 

Account- en eventmanager Jannemarije

Heb jij een gaaf idee voor een evenement of beurs? Wij hebben de ruimte, kennis en passie voor jouw evenement. Ik vertel je graag meer over alle mogelijkheden in onze evenementenlocatie in Utrecht.

eec@jaarbeurs.nl  +31(0)30 295 5023