Utrecht: Heart of Health. Dé regio waar we samenwerken aan een gezondere, duurzame toekomst. Dat is ook wereldwijd niet onopgemerkt gebleven, want afgelopen november was Utrecht de gastheer van het internationale European Healthy Cities Network Conference. Het congres vond plaats op meerdere dagen en bij verschillende locaties, waaronder Koninklijke Jaarbeurs. Elke dag startte het programma in het rode pluche van het Beatrix Theater. We blikken terug met Miriam Weber, healthy city coordinator bij gemeente Utrecht.
‘Het congres is een jaarlijks event van het WHO European Healthy Cities Network’ zegt Miriam. ‘Elke gemeente kan een bidbook indienen om het te organiseren. Het sluit aan bij de ambities van gemeente Utrecht, dus wij wilden dit congres graag naar onze stad halen. We klopten daarom aan bij Jaarbeurs om te peilen of we konden samenwerken. Kelly, onze contactpersoon bij Jaarbeurs, maakte direct een reservering en leverde waardevolle informatie aan voor het bidbook, waaronder promotiemateriaal en foto’s. Het Utrecht Convention Bureau maakte daar een fancy slider van. En met succes: ook de WHO was erg onder de indruk.’
Een intensieve samenwerking volgt, vanaf september 2022 tot en met het congres in november 2023 hebben de verschillende partijen regelmatig contact. Het is immers geen alledaags congres. Want met meer dan 350 deelnemers, politieke vertegenwoordigers en experts uit meer dan 70 steden en nationale netwerken, vraagt dat de nodige voorbereiding. Miriam kijkt er met een glimlach op terug: ‘Dit was voor iedereen enorm belangrijk. En gelukkig liep het meteen zo fijn. Het contact is het hele jaar soepel geweest.’
En dan komt de datum dichterbij; je zou verwachten dat de spanning om te snijden is. Toch viel dat mee, volgens Miriam: ‘Een week voor het congres kwam het team van de WHO naar Utrecht. Zo wilden ze bijvoorbeeld graag bij Jaarbeurs kijken. De technische collega van de WHO wilde alle details rondom de techniek weten, hij had in het verleden bij andere locaties te vaak gezien dat er toch iets niet goed georganiseerd was. Kelly zorgde dat de stageman extra toelichting kon geven over de techniek. Elke keer als we iets doornamen, was de WHO positief verrast. Bij Jaarbeurs is het allemaal geïntegreerd en vrijwel alles is mogelijk.’
Het congres vond op verschillende plaatsen in Utrecht plaats, maar elke dag begon het programma in het Beatrix Theater. ‘Dat was een bewuste keuze’, zegt Miriam. ‘Het is echt wat anders dan een kille, zakelijke zaal. Je zit in een theater, de sfeer zit er meteen in. Daarnaast gebruikten we andere verdiepingen in het Beatrixgebouw voor de parallelle sessies en de lunch.’
Terugkijkend beschouwt Miriam het congres als een groot succes. Zo zegt ze: ‘Er is niks misgegaan, zelfs geen kleinigheidje. Ik hoorde het ook van anderen: er zat zoveel enthousiasme en blijdschap in die dagen. Dit is gewoon het mooiste congres geweest wat we hebben gehad. De beleving … het was prachtig. Als ik de foto’s terugzie, daar straalt alleen maar blijdschap uit. Het evalueren met Jaarbeurs was ook alleen maar lofzang. Oh ja, er was één dingetje. Een crackertje dat beter zou smaken met wat beleg erop. Iets anders konden we gewoon niet verzinnen. Zo goed en prettig verliep het!’
Na het congres had het organisatieteam geen blue monday, maar een ‘blue december-gevoel’, vertelt ze. ‘We hebben een jaar zo lang hard gewerkt, alles stond in het teken van het congres. Het is gewoon een kater dat we elkaar niet meer zoveel spreken. Tegelijkertijd heeft het traject iets sterks in ons losgemaakt. Het laat zien dat we in Utrecht de krachten hebben om iets moois te ontwikkelen als je een ambitie deelt. We gaan gezondheid steeds meer op de agenda zetten. Utrecht is de Heart of Health. Dat willen we onder andere bereiken door meer van dit soort kansen naar de stad te halen. In de toekomst gaan we dus zeker weer samenwerken.’
Foto’s: Ruben Philipse
Over European Healthy Cities Network Conference
Aantal bezoekers/deelnemers: meer dan 350
Bezoekers/deelnemers komen uit: 53 verschillende landen
Gebruikte locatie + sessiezalen: Beatrix Theater en -gebouw
Doel van de bijeenkomst: ALV, kennis en inspiratie uitwisselen én 35-jarig feest
Tevredenheidscijfer van bezoekers voor de locatie: geen cijfer, wel hele positieve reacties: onder andere door de centrale ligging.
Bijzonder element: gigantische delegatie van burgemeesters, wethouders, politici en bestuurders
Accountmanager Kelly
Heb jij een bijzonder idee voor een evenement of show? En zoek je hiervoor een grote centraal gelegen evenementenlocatie? Wij hebben de ruimte en passie om jouw evenement in Utrecht tot een succes te maken. Neem contact met mij op en ik vertel je graag meer over alle mogelijkheden.
events@jaarbeurs.nl | +31(0)30 295 58 81
