Goede notulen lijken vanzelfsprekend, maar dat zijn ze niet. Tijdens een vergadering gebeurt er veel tegelijk: mensen nemen besluiten, verdelen actiepunten en voeren discussies. De kunst is om die informatie goed vast te leggen. En nu steeds meer mensen AI gebruiken tijdens vergaderingen, verandert ook de manier waarop we notuleren. Met deze tips maak je notuleren makkelijker, sneller én beter. Of je nu zelf notuleert of AI gebruikt.
De 10 tips: Notuleren van een vergadering
Tip 1: Schrijf niet alles op
Goede notulen gaan niet per se over wat er allemaal gezegd is, maar wel over wat ertoe doet. Focus daarom op besluiten, actiepunten en belangrijke inzichten.
Tip 2: Begin met een duidelijke structuur
Notulen kun je al deels voorbereiden. Maak alvast een format en werk volgens een vaste opbouw. Denk bijvoorbeeld aan:
- Datum en aanwezigen
- Onderwerpen
- Besluiten
- Actiepunten
Zo voorkom je dat je achteraf moet puzzelen met waar je wat neerzet.
Tip 3: Gebruik de agenda als basis
De agenda is je beste vriend. Noteer per agendapunt de belangrijkste uitkomsten. Dit zorgt voor meer logica in je stuk en zo hou je overzicht.
Tip 4: Noteer gelijk de besluiten
Wordt er een besluit genomen? Schrijf het dan gelijk op. En doe dat zo duidelijk mogelijk, inclusief wie de verantwoordelijke is. Want als je tot het einde wacht met je besluiten opschrijven, loop je de kans iets te vergeten.
Tip 5: Maak concrete actiepunten
Ook al wordt het misschien wel zo in de vergadering gezegd, maar: “Even oppakken” is géén actiepunt. Wat je wel kunt schrijven is: “Lisa stuurt voorstel voor vrijdag 12:00 uur”. Hoe concreter, hoe beter. Denk dus altijd aan: wie doet wat en wanneer.
Tip 6: Gebruik afkortingen en steekwoorden
Sowieso moet je snel kunnen typen of schrijven, maar soms lukt het niet om alles op papier te krijgen. Maar tijdens de vergadering wil je wel de snelheid. Schrijf dus desnoods in steekwoorden en werk het later zelf of met AI uit. Zo weet je zeker dat je niks vergeet. En heb je een spelfoutje gemaakt? Laat maar even staan, dit kan je altijd later nog aanpassen. Tijdens de vergadering kost dat te veel tijd.
Tip 7: Werk je notulen zo snel mogelijk uit
Wacht je te lang, dan ben je details kwijt. Eigenlijk moet je de notulen direct na de vergadering uitwerken, dan zit alles nog vers in je geheugen. Schroom niet mensen te benaderen met de vraag hoe het ook alweer zat.
Tip 8: Houd het simpel en leesbaar
Niemand zit te wachten op een verslag van te veel pagina’s. Sterker nog: niemand gaat het lezen. Hou het daarom simpel en leesbaar.
Goede notulen zijn:
- Kort
- Duidelijk
- To-the-point
Onthoud: het is geen transcript. Wel een samenvatting en actielijst.
Tip 9: Gebruik AI om te notuleren
Allemaal leuk en aardig, dat handmatig werk … maar het kan ook makkelijker. Want steeds meer mensen gebruiken AI om een vergadering te notuleren. Bijvoorbeeld met tools zoals Microsoft Copilot, die automatisch notulen maakt van een vergadering. Maar je kunt ook gebruik maken van transcriptie in Teams of Zoom. Ook zijn er andere (betaalde) AI-notuleertools die het werk voor je kunnen doen.
Deze tools kunnen gesprekken automatisch omzetten in tekst. Maak ze kunnen ook samenvattingen voor je maken.
Let op: je hoeft niet per se een online vergadering te hebben, want ook bij een fysieke vergadering kun je AI gebruiken om te notuleren. Bijvoorbeeld door het gesprek op te nemen en daarna automatisch te laten uitwerken. Daarvoor moet je wel toestemming vragen van de deelnemers.
Goed om te weten: AI is niet perfect. Soms mist de context of komt de boodschap niet goed over. En een sarcastisch grapje tussendoor, wordt vaak niet begrepen. Je kunt AI dus ook gebruiken als ondersteuning, in plaats van als vervanging.
Tip 10: Neem een vergadering op (met toestemming)
Als je AI gebruikt voor je notulen, dan zal je sowieso al een opname maken. Gebruik je geen AI, dan kan je de vergadering nog steeds opnemen om later terug te luisteren. Dit helpt je om de zaken nog even goed op een rijtje te krijgen. Zeker bij complexe gesprekken is dat erg handig.
Let wel op:
- Informeer deelnemers vooraf
- Leg uit waarom je opneemt
- Ga zorgvuldig om met de opname
Goede notulen beginnen bij een goede vergadering
Of je nu zelf aantekeningen maakt of AI inzet om te helpen: goede notulen vallen of staan met de vergadering zelf. Hoe duidelijker de agenda, afspraken en besluiten zijn, hoe makkelijker het wordt om alles na afloop goed vast te leggen. Hier vind je 12 tips voor je volgende vergadering. We geven er hier alvast een weg: neem niet alleen de notulen serieus, maar ook de omgeving waarin je vergadert.
Een rustige, professionele vergaderruimte helpt om de aandacht bij het gesprek te houden. Bij Vergadercentrum Jaarbeurs MeetUp vind je 30 flexibele vergaderruimtes met daglicht en moderne, plug & play-techniek. Van een kleine boardroom voor een overleg met een klein team vanaf 2 personen tot grotere ruimtes voor een max 240 personen. Een vergadering, training of workshop: er is een setting voor iedere zakelijke bijeenkomst. Ook hybride vergaderen is mogelijk.
Wil je jouw volgende vergadering goed organiseren? Bekijk dan de mogelijkheden voor vergaderen bij Jaarbeurs en ontdek welke vergaderruimte in Utrecht past bij jouw bijeenkomst.
