Onderzoekers, artsen en wetenschappers uit meer dan dertig landen kwamen in september samen bij Jaarbeurs voor de CRI-ENCI Ninth International Cancer Immunotherapy Conference (CICON). Een congres over onderzoek naar kankerimmunotherapie, waar kennisdelen en elkaar ontmoeten de hoofdfactor was. Utrecht bleek daarvoor dé geschikte congresstad: “Voor internationale bezoekers is Utrecht een aangename verrassing.”
Van een flexibel standplan tot snelle afstemming over signage en logistiek: vragen werden snel opgepakt. Als we iets nodig hadden, kregen we meestal binnen een dag reactie. Je voelt dat het team van Jaarbeurs gewend is om internationale congressen te begeleiden.Christiane Reeve – Executive Director, CIMT
CICON is een reeks bijeenkomsten georganiseerd door het Cancer Research Institute (CRI) en het European Network for Cancer Immunotherapy (ENCI). CICON 2025 werd georganiseerd door de Association for Cancer Immunotherapy (CIMT), een internationale non-profitorganisatie die zich sinds 2002 inzet voor de ontwikkeling van kankerimmunotherapie en onderdeel is van ENCI. Nederland kwam al snel in beeld als congresland, mede door de sterke positie van kankerimmunotherapieonderzoek en het relatief grote netwerk van CIMT. In 2023 bezocht het organisatieteam meerdere steden, waaronder Amsterdam, Den Haag en Utrecht.
Utrecht gaf de doorslag. “De centrale ligging was een voordeel,” vertelt Christiane Reeve, Executive Director van de organisatie. “De bereikbaarheid per trein, de korte reistijd naar Schiphol en de compacte schaal van de stad maken Utrecht interessant. “Je bent snel op je bestemming, en het voelt niet als een overvolle stad.”
Jaarbeurs maakte het verschil
Ook Jaarbeurs zelf bleek een match met de eisen van de organisatie. Voor Reeve waren onderdelen als de ligging en flexibiliteit van de ruimtes erg belangrijk. De schaalbaarheid speelde een belangrijke rol. De deelnemersaantallen waren op voorhand nog niet zeker en daar moest de locatie op kunnen inspelen: “We wisten nog niet het exacte aantal deelnemers,” zegt Reeve. “Dan wil je een locatie die kan meebewegen, zonder dat het meteen te groot of te leeg aanvoelt.”
Ook was ze te spreken over de persoonlijke benadering. Die betrokkenheid merkte ze al tijdens de eerste locatiebezoeken, ruim twee jaar voor het congres. Het team nam de organisatie mee door de stad, dacht mee over hotels en liet zien hoe alles samenkomt op één plek. “Er werd echt de tijd genomen,” zegt Reeve.
Plenair programma in theateropstelling
Het plenaire programma vond plaats in het Beatrix Theater. “De theateropstelling en de akoestiek zorgden voor een fijne setting,” vertelt Reeve. Ook werden subsessies georganiseerd in de zalen daaromheen, met daarnaast een ruime expositie- en posterhal. “Voor een wetenschappelijk congres is dat essentieel. Je hebt ruimte nodig voor posters, stands en spontane ontmoetingen. Dat werkte hier goed.”
Snelle en proactieve houding
Reeve is zeer te spreken over de samenwerking met Jaarbeurs. Van een flexibel standplan tot snelle afstemming over signage en logistiek: vragen werden snel opgepakt. “Als we iets nodig hadden, kregen we meestal binnen een dag reactie,” zegt Reeve. “Je voelt dat het team gewend is om internationale congressen te begeleiden.”
Corry Neggers-Huygen, accountmanager bij Jaarbeurs, is blij met deze opmerking en vult aan: “Voor internationale congressen is Jaarbeurs een bijzondere locatie. Anders dan het drukke Amsterdam, maar met dezelfde internationale sfeer.”
Persoonlijke benadering
Volgens Corry zit dat niet alleen in de ligging naast Utrecht Centraal of in de flexibiliteit van de zalen. “Het gaat ook om hoe we mensen ontvangen. We vinden het belangrijk dat internationale gasten zich meteen welkom voelen. Alsof ze binnenstappen bij een team dat hen écht ziet, begrijpt en ontzorgt.” Die aanpak hoort ze vaak terug van organisatoren. “Dat ze zeggen: het voelt alsof we hier thuis zijn, zelfs terwijl we met honderden collega’s uit de hele wereld samenkomen.”
Goede klik
CICON is een natuurlijke match met Jaarbeurs, volgens Corry. “Dit congres draait om vooruitgang in kankerimmunologie en immunotherapie, om hoop, innovatie en samenwerking. Dat zijn thema’s met veel maatschappelijke betekenis.” Daarbij speelt de omgeving ook mee. “De medische en wetenschappelijke community in Utrecht is sterk, met onder andere UMC Utrecht en het Science Park om de hoek. CICON brengt die wereldtop bij elkaar, en wij kunnen hier een podium bieden waar kennisdeling, ontmoeting en inspiratie centraal staan.”
Met goed gevoel terugkijken
Corry kijkt trots terug op het congres: “Mensen die met passie werken aan iets dat levens verandert. Dát is precies het soort evenement dat wij graag faciliteren: congressen die verder gaan dan alleen een programma, die bijdragen aan echte maatschappelijke impact. En als wij daar een rol in mogen spelen, dan zijn we trots.”
