Grootste EARMA-conferentie ooit brengt internationale research community samen bij Jaarbeurs 

Meer dan 1.800 research management professionals uit ruim 50 landen kwamen samen in Royal Dutch Jaarbeurs voor de jaarlijkse conferentie van de European Association of Research Managers & Administrators (EARMA). De internationale vakvereniging organiseerde haar grootste congres ooit, in het Beatrix Theater, Expozaal en Vergadercentrum Jaarbeurs MeetUp. Dankzij de combinatie van alle functies onder één dak, de ligging naast Utrecht Centraal en de nauwe samenwerking tussen EARMA en Jaarbeurs werd dit de grootste en meest succesvolle editie in de geschiedenis van de vereniging.

Een internationale ontmoetingsplek voor de research community 

De EARMA Annual Conference is hét jaarlijkse ontmoetingsmoment voor professionals in research management en research administration in Europa. Het congres brengt experts samen om kennis uit te wisselen, ervaringen te delen en nieuwe samenwerkingen aan te gaan. 

Het programma bestond uit plenaire sessies, workshops, parallelle sessies en uitgebreide netwerkmomenten. Voor de editie in Utrecht lag de ambitie hoog: een inspirerende conferentie neerzetten die ruimte bood aan een recordaantal deelnemers. 

Alles onder één dak voor een congres van internationale allure 

Met Utrecht Centraal letterlijk naast de deur, een ruim aanbod aan hotels op loopafstand en alle congresonderdelen op één locatie, bood Jaarbeurs de ideale omgeving voor een evenement van deze omvang.  

“De EARMA Conference bracht meer dan 1.800 professionals in research management van over de hele wereld samen in een omgeving die samenwerking, innovatie en professionele ontwikkeling stimuleerde. De uitstekende bereikbaarheid, flexibiliteit en operationele kwaliteit van de locatie speelden een belangrijke rol in het realiseren van onze meest succesvolle conferentie tot nu toe.” Sabrina Notter, Annual Conference Specialist bij EARMA 

Een complex programma, één logische flow 

Om het uitgebreide programma te faciliteren, werden verschillende locaties binnen Jaarbeurs ingezet. De plenaire sessies vonden plaats in het Beatrix Theater. Er was een grote sessiezaal gecreëerd voor 500 personen in de Expozaal als ook de beursvloer, catering en de plek om te netwerken. De parallelle sessies werden georganiseerd in Vergadercentrum MeetUp en het Beatrixgebouw. Deze combinatie bood de flexibiliteit die nodig was voor een complex programma met tientallen sessies en grote bezoekersstromen. 

Deelnemers reisden van over de hele wereld naar Utrecht. Juist daarom was het belangrijk dat alles klopte. Achter de schermen vroeg dat om intensieve afstemming tussen de teams op het gebied van techniek, catering, logistiek en eventmanagement. Voor de deelnemers moest alles vanzelfsprekend voelen van een duidelijke routing en korte loopafstanden tot een soepele overgang tussen de verschillende programmaonderdelen. 

Samen bouwen aan een internationaal congres 

Het succes van het congres begon al in de voorbereidingsfase. Vanaf het eerste moment werkten Jaarbeurs en EARMA nauw samen aan de invulling van het programma, de bezoekersstromen en de operationele uitvoering. Tijdens de voorbereiding en uitvoering ondersteunde Jaarbeurs EARMA op het gebied van registratie, catering, audiovisuele techniek en branding. En er werd een gevarieerd vegetarisch en veganistisch cateringconcept neergezet dat aansloot bij het internationale karakter van het congres. 

Resultaten die verwachtingen overtroffen 

De EARMA Annual Conference 2026 groeide uit tot de grootste editie ooit. Met meer dan 1.800 professionals in research management uit ruim 50 landen was het congres al weken voor aanvang volledig uitverkocht. Deelnemers waardeerden het evenement uitzonderlijk hoog en maakten volop gebruik van de mogelijkheden om kennis uit te wisselen, nieuwe samenwerkingen aan te gaan en internationale contacten te versterken. 

Volgens Sabrina heeft het evenement alle verwachtingen ruimschoots overtroffen. Samen met Jaarbeurs hebben ze de grootste EARMA Conference ooit gerealiseerd. Niet alleen vanwege het recordaantal deelnemers, maar vooral door de energie, betrokkenheid en verbinding die gedurende de hele week voelbaar waren. 

De locatie speelde daarbij een belangrijke rol, vertelt Sabrina. De directe verbinding met Utrecht Centraal, de historische binnenstad en het brede aanbod aan hotels zorgden ervoor dat internationale bezoekers zich eenvoudig konden verplaatsen. Dat gemak droeg zichtbaar bij aan een soepele en positieve deelnemerservaring. 

Voor EARMA betekende deze editie veel meer dan een succesvolle conferentie. Het congres bracht de internationale researchmanagementgemeenschap dichter bij elkaar, stimuleerde nieuwe initiatieven en samenwerkingen en versterkte tegelijkertijd de positie van de vereniging als hét wereldwijde netwerk voor research management professionals.  

Een sterk voorbeeld voor internationale congressen 

Deze case laat zien hoe Jaarbeurs grote, internationale congressen faciliteert: met de juiste ruimtes, korte lijnen en een team dat meedenkt en meebeweegt. 

“Vanaf het eerste moment was duidelijk dat EARMA niet alleen op zoek was naar een locatie, maar naar een partner die kon meedenken over hoe je een internationaal congres van deze omvang succesvol neerzet. De combinatie van het Beatrix Theater, de Expozaal en de sessieruimtes maakte het mogelijk om alles onder één dak en in één logische flow te organiseren. Juist daarin hebben wij het verschil gemaakt.” Corry Neggers, accountmanager bij Jaarbeurs 

De EARMA Annual Conference onderstreept waar Jaarbeurs voor staat: het creëren van omgevingen waarin mensen elkaar ontmoeten, kennis delen en samen groeien. Een internationaal congres van deze omvang vraagt om meer dan alleen een locatie. Het vraagt om een partner die meedenkt, verbindt en samen met de klant bouwt aan een evenement dat impact maakt. 

Vanaf de eerste plannen tot aan de uitvoering werkten EARMA en Jaarbeurs nauw samen aan een congres dat in alle opzichten klopte. De positieve feedback van deelnemers bevestigde dat het congres niet alleen succesvol was, maar ook bijdroeg aan internationale verbinding, kennisdeling en nieuwe samenwerkingen binnen de research community.