Een echo betekent voor veel mensen ‘even de baby kijken’. Maar voor de bijna 2000 deelnemers van het IEEE International Ultrasonics Symposium (IUS) is echo de techniek die zij steeds beter willen maken. In september landde het grootste congres ter wereld op dit vakgebied in Utrecht; met 10 parallelle sessies, een vijftigtal exposanten en een stevig inhoudelijk programma. Jaarbeurs werd het kloppend hart van die week.
Voor dit soort events is Jaarbeurs echt een hele mooie locatie. Alles ligt dichtbij. En binnen twee minuten ben je van de verste zaal naar de andere. Dat is internationaal echt bijzonder.Chris de Korte, professor bij het Radboud universitair medisch centrum en General Chair van het IUS
In een groot Nederlands ziekenhuis staan gemiddeld vier MRI- en vier CT-apparaten, tegenover maar liefst 200 plus echoapparaten. Ultrageluid is een van de meest gebruikte diagnostische methoden, waar logischerwijs wereldwijd veel ontwikkeling op zit. Die ontwikkeling stond centraal tijdens het IUS: het grootste internationale congres over echografie ontwikkelingen. Het congres reist daarvoor de wereld rond: een editie in Noord-Amerika, Europa en Azië. Dit jaar was Europa aan de beurt en na een bidprocedure kreeg Nederland de eer: het congres vond plaats bij Koninklijke Jaarbeurs.
Achter die keuze ging een traject van meerdere jaren schuil. Jaarbeurs werd als locatie benaderd en trok vanuit daar samen op met verschillende partners. Samen met Utrecht Convention Bureau, gemeente Utrecht en verschillende partners uit de stad, werd er hard gewerkt om dit congres te verwelkomen. Al in 2018 werd een eerste bid uitgebracht. Hoewel die editie toen naar Venetië ging, bleef het contact tussen de partijen bestaan. Toen de organisatie nogmaals een Europese locatie zocht, kwam Utrecht opnieuw in beeld. Mét succes.
Centraal gelegen
Het congresformaat speelde ook een belangrijke rol in de keuze voor Jaarbeurs als evenementenlocatie. Elke editie worden er ongeveer 1500 tot 2000 deelnemers verwacht en het programma heeft veel parallelsessies, een grote expo en posterpresentaties. “Je hebt een plek nodig waar alles dichtbij elkaar ligt,” zegt Chris de Korte, professor bij het Radboud universitair medisch centrum en General Chair van het IUS. “En Jaarbeurs ligt naast het centraal station, met hotels om de hoek, alles op loopafstand. Dat is ideaal.”
Slimme gebruik maken van routing
Jaarbeurs werd daarvoor optimaal gebruikt met de congreslocaties Media Plaza en Supernova én inzet van extra zalen in het naastgelegen Kinepolis. Daarnaast vond de plenaire opening plaats in het Beatrix Theater, en werd er een welkomstreceptie georganiseerd in restaurant Speys. “Het was een samenwerking tussen vijf locaties binnen één locatie,” zegt Kelly van der Velden-Otten, key account- en eventmanager bij Jaarbeurs. Dat vroeg om slimme routing, iets wat de organisatie in hun voordeel liet werken, vertelt Chris. “Exposanten hadden hierdoor veel contact met deelnemers. Wilde je een koffietje halen, dan stond je meteen voor een stand. Standhouders meldden me achteraf dat ze nog nooit zoveel aanloop hadden gehad.”
Kelly is trots op dit compliment. Zo vertelt ze: “De organisatie was complex en we hadden te maken met diverse partijen. Naast onze eigen leveranciers was er zowel een internationaal organisatiebureau als een lokaal organisatiebureau betrokken. Tevens was er een local committee, maar er waren ook diverse internationale stakeholders. Dat vraagt om flexibiliteit. Voor ons betekent dat regelmatig schakelen in planning, ruimtes en techniek. Door de grootte en complexiteit van congressen verandert er vaak iets. Dit heeft vaak impact op alle facetten. Dan is het belangrijk dat je snel kunt meebewegen en goed na kunt denken over de gevolgen op alle fronten. En dat is precies waar onze kracht ligt.”
Goed in onzichtbaar zijn
Chris is zeer tevreden over de samenwerking met Jaarbeurs: “Alles wat we afgesproken hadden, was geregeld.” Wat hem vooral opviel, was hoe onzichtbaar alle werkzaamheden bleven. “Bijvoorbeeld het schoonmaken en bevoorraden van de horecapunten gebeurde bijna zonder dat je doorhad dát het gebeurde. Geen gedoe, geen wagentjes die overal langsrijden. Alles ging soepel.” En ook de techniek maakte indruk, iets wat essentieel is voor een congres waar beeld en detail extra tellen. “De schermen waren fantastisch,” zegt Chris. “We hoorden steeds: jullie hebben een nieuwe standaard gezet. Hoe gaan we dat volgend jaar evenaren?”
Een mooie match
Jaarbeurs was trots om dit mooie congres te mogen ontvangen. Het sluit namelijk naadloos aan bij de focus op de sectoren Life Sciences & Health. Kelly: “Dit is Life Sciences & Health ten top. Zó’n congres naar Nederland halen, en dan in Utrecht, met deelnemers uit zoveel landen … dat is precies waar we samen met de stad op inzetten.”
Chris zou Jaarbeurs zeker aanbevelen voor congressen van deze schaal. “Voor dit soort events is het echt een hele mooie locatie,” zegt hij. “Alles ligt dichtbij. En binnen twee minuten ben je van de verste zaal naar de andere. Dat is internationaal echt bijzonder.”
Facts & Figures
- Aantal bezoekers: 1920 internationale bezoekers
- Gebruikte locatie + sessiezalen: Media Plaza (3 zalen), Supernova (1 zaal) en Kinepolis (7 zalen)
- Meerwaarde van Jaarbeurs aan het event: Voor dit event zijn er diverse ruimtes gebruikt binnen Jaarbeurs maar ook bij Kinepolis. Veel zalen zaten parallel op zelfde etage op korte loopafstand van elkaar waardoor de routing perfect was.
- Doel van de bijeenkomst: Kennisuitwisseling van ontwikkelaars van echoapparatuur
- Bijzonder element: Utrecht is de perfecte stad voor een internationaal congres. Hollandse authenticiteit zonder massatoerisme.
