Verdubbeld in oppervlakte. Dát gebeurde er toen ExpoProof besloot om de Vakbeurs Openbare Ruimte te verplaatsen naar de hallen van Koninklijke Jaarbeurs. Wat volgt is een nauwe samenwerking waar ‘begrip voor elkaars situatie’ de boventoon voert. Marcel Beelen, COO ExpoProof, vertelt er meer over.
‘Het heeft even geduurd voor dat we echt over wilden stappen naar Jaarbeurs’ zegt Marcel. We voerden al een tijd verkennende gesprekken met het elkaar, maar wij waren er zelf nog niet klaar voor. Daarnaast waren bezoekers en exposanten van Vakbeurs Openbare Ruimte gehecht aan de oude locatie. Men had wat bezwaren om van locatie te wisselen. En iedereen weet: je moet de hele beurs en alles daaromheen kunnen overtuigen om van locatie te wisselen. Het belangrijkste is dat iedereen erop vooruit gaat. Het keerpunt was toen we uit ons jasje groeiden, en onze ambitie was om te groeien. Dat kon echt alleen bij Jaarbeurs. Het was tijd om weer serieus met elkaar om tafel te zitten.’
Marcel kijkt met een glimlach terug op een intensief traject. Hij zegt: ‘Gelukkig dacht Jaarbeurs actief mee in de bezwaren die er lagen. Samen kwamen we tot een compromis waar ook exposanten en bezoekers zich goed bij voelden. We tekenden een meerjaarlijks contract en zeiden: we gaan er alles aan doen om het binnen Jaarbeurs tot een gigantisch succes te maken, waarbij het woord ‘samenwerking’ een belangrijke factor is. Het was fantastisch om er zo samen uit te komen!’
Inmiddels zijn Vakbeurs Openbare Ruimte en Jaarbeurs al zeven jaar aan elkaar verbonden. Volgens Marcel is Jaarbeurs in die paar jaar tijd een van de meest belangrijke samenwerkingspartners geworden. Niet gek, want de beurs is gigantisch gegroeid. Hij zegt over de communicatie tussen de twee partijen: ‘Het is nooit eenrichtingsverkeer, want het is aan ons samen om dit succesvol te maken. Jaarbeurs snapt dat. Als je het plat slaat, zijn wij niet de klant. Onze exposanten en bezoekers wel. Natuurlijk organiseren wij de beurs en huren we de ruimte, maar als de omstandigheden niet goed zijn, dan komen mensen niet terug.’
Op de vraag wat Marcel het meest waardevol vindt aan de samenwerking met Jaarbeurs, zegt hij: ‘Dat we begrip hebben voor elkaars situatie. We geven elkaar de ruimte om te ondernemen. Bijvoorbeeld: een exposant wil iets complex laten zien. Maar om dat te doen, heeft hij meer dagen nodig om op- en af te bouwen dan de afspraak is. Jaarbeurs denkt flexibel mee en zoekt ook naar een oplossing. Andersom geldt dat net zo: vorig jaar moesten er parkeerterreinen verdwijnen. Ik trek vroegtijdig aan de bel, maar ik weet dat het omstandigheid is waar Jaarbeurs niks aan kan doen. We zeggen niet tegen elkaar: hoe ga jij dit oplossen? Maar wel: hoe zullen we hiermee omgaan? We denken nooit in problemen.’
Als voorbeeld geeft Marcel een ander indrukwekkend moment uit de afgelopen jaren, namelijk de coronaperiode. ‘We hebben een jaar de beurs niet mogen doen. Enorm frustrerend was dat. Maar in 2021 trokken we samen de stoute schoenen aan om het in ieder geval op te starten. Precies in september hadden we een window om de beurs te organiseren, mits alle omstandigheden klopten. Dus: eenrichtingsverkeer, anderhalve meter afstand en toegangscontroles. Alle toeters en bellen die eromheen hingen waren buitengewoon intensief. Daarnaast waren we onderhevig aan bijna dagelijks veranderende voorwaarden vanuit de overheid. En toch hebben we samen gezegd: laten we kijken of het lukt. We wilden allemaal zó graag een beurs draaien. Jaarbeurs heeft er alles aan gedaan om zich aan te passen. Die samenwerking van was subliem! We hadden bijna dagelijks overleg en het traject was eigenlijk bijna niet te doen. En tóch hebben we het voor elkaar gekregen. Fantastisch!’
Dat de samenwerking van twee kanten bevalt, laat ook de agenda zien. Op 25 en 26 september 2024 vindt de Vakbeurs Openbare Ruimte opnieuw plaats. In die twee dagen transformeren hal 2,3 en 4 weer voor hét totaalevenement voor ontwerp, inrichting onderhouden en beheer van openbare ruimtes.
Aantal bezoekers/deelnemers: 6.706 bezoekers, 2.169 deelnemers, 440 exposanten
Bezoekers/deelnemers komen uit: > 98% Nederland, overwegend ambtenaren vanuit 263 gemeenten in Nederland
Gebruikte locatie + sessiezalen: hallen 2, 3 en 4 + Julianazalen voor deel van het inhoudelijke programma
Doel van de bijeenkomst: afnemers en aanbieders bij elkaar brengen binnen steeds belangrijker wordend vakgebied vanwege biodiversiteit, klimaat, gezondheid, circulariteit, etc.: inrichting en beheer van openbare ruimte
Tevredenheidscijfer van bezoekers voor de locatie: 52% geeft een 8, 25% geeft een 7, 12% geeft een 9, 5% geeft een 6, 4% geeft een 10 …
Bijzonder element: al jaren met kop en schouders de mooiste vakbeurs in Nederland over een onderwerp dat iedereen aangaat
Account- en eventmanager Jannemarije
Heb jij een gaaf idee voor een evenement of beurs? In ons beurs- en congresgebouw hebben wij de ruimte en passie voor jouw evenement. Neem contact met mij op. Ik vertel je graag meer over alle mogelijkheden in onze evenementenlocatie in Utrecht.
eec@jaarbeurs.nl +31(0)30 295 5023
