Als je al een aantal jaar op rij met elkaar samenwerkt, weet je wat de ander van je verwacht en nodig heeft. Dat kan enorm in je voordeel werken tijdens de aanloop naar een event. Zo is dat ook tussen PBIG en Koninklijke Jaarbeurs. Begin dit jaar organiseerde PBIG voor de zevende keer de PowerBI Gebruikersdagen in de congreslocaties Supernova en Media Plaza van Jaarbeurs. En wederom met succes: het event weet elk jaar meer bezoekers te trekken.
De Power BI Gebruikersdagen is een jaarlijks evenement van drie dagen waarin vrijwilligers, tientallen sprekers, partners en bezoekers samenkomen om kennis te delen en te netwerken. Het is inmiddels uitgegroeid tot een community waarin mensen elkaar helpen, leren en inspireren op het gebied van Power BI.
Onverwacht veel meer aanmeldingen
Juist doordat het evenement elk jaar zo groeit, leek het spannend te worden met de catering de afgelopen editie. Organisator Jaap van den Brandhof kwam erachter dat ze waarschijnlijk te weinig lunches zouden hebben tijdens de drukste dag. Een kleine 24 uur voor de laatste dag van het event bleken er namelijk 200 meer tickets te zijn verkocht. ‘Een paar weken van tevoren geven we de lunchaantallen door, zodat Jaarbeurs daar rekening mee kan houden. Maar nu hadden we lastminute veel tickets verkocht. Gelukkig konden we dit aantal zonder problemen ophogen. Ik kan me voorstellen dat niet elke evenementenlocatie die flexibiliteit biedt.’
Vrijwilligers nemen organisatie op zich
En het is precies die flexibiliteit en behulpzaamheid van Jaarbeurs waar PBIG zo tevreden over is. Het organisatieteam van de PowerBi Gebruikersdagen heeft het namelijk behoorlijk druk. Niet alleen vraagt het organiseren van een 3-daags evenement van deze omvang veel tijd, het wordt ook nog eens volledig georganiseerd door een team van zeven vrijwilligers met een fulltime baan. Zo zegt Jaap: ‘We zijn geen officieel evenementenbureau, we zijn een stichting. Met andere woorden: we organiseren niet dagelijks een evenement. Het is fijn dat we op de expertise van de locatie kunnen vertrouwen.’
Vertrouwen op de expertise van een ander
Medeorganisator Albert van Dok beaamt dit en vult aan: ‘In eerste instantie kozen we voor Jaarbeurs omdat het een centrale ligging heeft. Ook voor onze internationale sprekers, die uit meer dan 10 verschillende landen komen, is dat prettig. Daarnaast zijn hier goede zalen en faciliteiten. Eigenlijk voldoet Jaarbeurs aan al onze wensen. Toch is het hun kennis en kunde die het verschil maken. Jaarbeurs weet goed wat wij willen en nodig hebben – én kan daar invulling aan geven.’
Betrokken met elkaar
‘Ontzorgen’ noemen de mannen het. Zo zegt Jaap: ‘Onze accountmanager, Bas, heeft de PowerBI Gebruikersdagen al vanaf het begin in zijn portfolio. Het voelt voor hem ook als zijn kindje. Met hem kunnen we makkelijk schakelen; hij is toegankelijk en goed bereikbaar. Op de dag zelf is er telefoonnummer beschikbaar die je kan bellen voor allerlei zaken. Bijvoorbeeld als er iets met de catering is of technische zaken bij audiovisuele aspecten. En Bas laat ook altijd even zijn gezicht zien. Zelfs op een zaterdag, wat voor hem waarschijnlijk ook een vrije dag is. Sterker nog, ik meen me te herinneren dat hij vorig jaar net een zoontje had gekregen vlak voor de PowerBI Gebruikersdagen. Toen was hij zelfs even aanwezig met zijn kindje. Dat geeft wel aan dat hij echt betrokken is.’
Tot volgend jaar!
De Stichting Power BI Gebruikersgroep is blij met de samenwerking met Jaarbeurs. Als het aan hen ligt, zetten ze deze de komende jaren voort. Sterker nog, ze hebben al een optie genomen op een datum voor de volgende editie, in 2025. Of ze ooit twijfelen om naar een andere locatie te gaan? Niet echt. Zo zegt Jaap: ‘Er zit hier zoveel kennis over wat wij willen en verwachten. Als we naar een andere locatie zouden gaan, vallen we terug naar nul. Dan gaan we onszelf echt tegenkomen.’
Aantal bezoekers/deelnemers: ruim 900 unieke bezoekers
Bezoekers/deelnemers komen uit: meer dan 10 verschillende landen (Nederland VS, Portugal, Polen, Spanje, België, Oostenrijk, Duitsland, UK en Italië)
Gebruikte locatie + sessiezalen: Media Plaza en Supernova (in totaal 10 zalen)
Doel van de bijeenkomst: kennis delen
Bijzonder element:
– hele event draait op basis van vrijwilligers
– elk jaar gegroeid in aantallen
– Laatste kaartje werd zaterdag om iets over 09.00 uur in de ochtend verkocht (evenement startte om 09.00 uur)
Account- en eventmanager Bas
Heb jij een gaaf idee voor een evenement of beurs? Wij hebben de ruimte, kennis en passie voor jouw evenement. Ik vertel je graag meer over alle mogelijkheden in onze evenementenlocatie in Utrecht.
Mail naar eec@jaarbeurs.nl of neem contact op via +31(0)30 295 5023.
