De opstelling van je vergaderruimte is mede bepalend voor het succes van je vergadering. Ga je voor interactie, focus of juist kennisoverdracht? Wat is de beste vergaderopstelling voor jouw bijeenkomst? Bij ons vergadercentrum MeetUp zien we een aantal opstellingen vaak terugkomen. We zetten ze graag voor je op een rij.
Wat is de beste vergaderopstelling?
Zoveel verschillende opstellingen en zoveel keuzes. Maar wat is nou de beste vergaderopstelling? Die bestaat eigenlijk niet. Want het hangt altijd af van je doel. Ga je voor veel interactie met deelnemers en voorzitter? Kies dan voor een ronde, of een carré opstelling. Een U-vorm-, cabaret- of theateropstelling is weer enorm geschikt als je de presentatie wil laten schitteren. En als je enkel kennis wil overbrengen, kies dan voor een schoolopstelling.
Dus:
- Veel interactie? Kies een ronde of carré vergaderopstelling
- Presentatie centraal? Ga voor U-vorm, cabaret of theater
- Kennisoverdracht? Schoolopstelling werkt het best
Tip: Denk eerst na over wat je wilt bereiken. Daarna kies je de opstelling.
Ga je een vergadering organiseren? Kijk dan eerst het doel van de vergadering. Vervolgens kan je een opstelling kiezen die daar het beste bij past:
De carré vergaderopstelling
De carré vergaderopstelling is een ideale opstelling voor kleinere groepen. Het is een vierkante opstelling, waarbijtafels in een vierkant of rechthoekstaan, met in het midden een open ruimte. Dit zorgt ervoor dat iedereen elkaar kan aankijken en makkelijk met elkaar kan communiceren. En bovendien: er is geen hoofd van de tafel, dus iedereen is gelijk. Een perfecte opstelling voor kleinere groepen!
Ideaal voor:
- Overleggen
- Besluitvorming
- Strategische sessies
De U-vorm vergaderopstelling
Bij de U-vorm vergaderopstelling staan de tafels in een U, met een open kant aan de voorkant van de ruimte. Die open zijde wordt vaak gebruikt voor een spreker, presentatie of scherm. Zo kunnen deelnemers zowel naar voren kijken als naar elkaar. Een goede combinatie tussen luisteren en interactie dus. Als je het ons vraagt, is het een toegankelijke opstelling waarmee je al je deelnemers betrokken houdt.
Ideaal voor:
- Presentaties
- Trainingen
- Workshops
De cabaretopstelling
Een vergaderopstelling met een gezellige titel. En dat is niet voor niks, want het is ook de opstelling die je vaak terugziet bij comedyclubs. Je herkent de vergaderopstelling cabaret aan de ronde tafels waarbij deelnemers aan één kant zitten, allemaal met het gezicht naar voren. Hierdoor kan iedereen de spreker of presentatie goed zien, terwijl je toch in kleine groepjes bij elkaar zit. Het voelt wat losser en informeler dan bijvoorbeeld een schoolopstelling. En toch blijft de focus zo op wat er voorin de ruimte gebeurt.
Ideaal voor:
- Presentaties
- Grotere groepen
- Events
- Workshops
De schoolopstelling
De schoolopstelling wordt ook nog weleens de classroom-opstelling, De vergadering is opgesteld zoals in een klaslokaal’, met rijen tafels achter elkaar. Zo behoud je volledige aandacht op de spreker, terwijl deelnemers makkelijk aantekeningen kunnen maken. Dat gaat wel ten koste van de interactie, maar de focus ligt hier hoger.
Ideaal voor:
- Trainingen
- Colleges
- Kennissessies
De ronde vergaderopstelling
Bij een ronde vergaderopstelling zit iedereen aan één ronde tafel. Dat zorgt voor een gelijkwaardige setting: er is namelijk geen duidelijke ‘kop’ van de tafel. En iedereen kan elkaar goed aankijken. Het creëert een prettige en informele sfeer, waarin gesprekken vanzelf op gang komen en iedereen makkelijker meedoet.
Ideaal voor:
- Kleine overleggen
- Brainstorms
- Teamsessies
De theateropstelling
De theateropstelling bestaat uit rijen stoelen zonder tafels. Net zoals in het theater. Met deze setting kan je veel mensen kwijt in één ruimte en ligt de volledige aandacht bij de spreker of presentatie. Omdat er geen tafels zijn, is deze opstelling minder geschikt voor interactie en actieve deelname. Wél als je hoofddoel van de vergadering te maken heeft met voornamelijk luisteren.
Ideaal voor:
- Presentaties
- Keynotes
- Grote bijeenkomsten
De boardroomopstelling
De boardroomopstelling is de klassieke vergadervorm met een lange tafel (vaak ovaal) en stoelen eromheen. Vaak zie je deze in directiekamers of bij formele overleggen. De setting is overzichtelijk en direct: iedereen zit dicht bij elkaar en het gesprek is meestal to-the-point. Bovendien kunnen alle deelnemers elkaar aankijken, wat ook interactie stimuleert.
Ideaal voor:
- Besluitvorming
- Directieoverleg
- Kleine groepen
De arena-opstelling
Bij een arena-opstelling staat de spreker letterlijk in het middelpunt. Het podium bevindt zich in het midden van de ruimte, met stoelen er in een cirkel omheen. Een beetje zoals in een stadion. Dit zorgt voor een energieke en intieme sfeer, omdat het publiek het onderwerp als het ware omringt. Iedereen zit dichtbij elkaar en de spreker. Bovendien voelen mensen zich zo meer onderdeel van wat er gebeurt.
Ideaal voor:
- Inspiratiesessies
- Debatten
- Interactieve bijeenkomsten
De juiste opstelling in de juiste ruimte
Afhankelijk van je doel en opstelling, kies je de ruimte. Dat doe je in die volgorde, omdat niet elke ruimte geschikt is voor elke opstelling. De grootte van de ruimte, het aantal deelnemers en de techniek spelen allemaal mee.
Bij Jaarbeurs MeetUp kun je kiezen uit verschillende vergaderopstellingen, die we kunnen afstemmen op jouw bijeenkomst. Wil je een interactieve sessie geven, of juist een presentatie voor een grote groep? Wij richten de ruimte in zoals jij nodig hebt. Zo weet je zeker dat jouw vergaderopstelling niet alleen goed staat, maar ook echt werkt.
