A safe visit to Jaarbeurs

Updates coronavirus | June 30, 2020

On 24 June, the government announced that as from 1 July 2020, indoor gatherings of more than 100 people can once again take place, provided that certain conditions are met. We have taken the necessary steps in a variety of ways, allowing us to organise and accommodate safe gatherings. On this page you will find more information about these steps.

We hope to welcome you back soon to Jaarbeurs!

What steps will Jaarbeurs take to ensure the safety of visitors and exhibitors who participate in meetings, conferences, events and trade fairs?
We will take additional steps in a variety of ways and will control the visitor flows to ensure that visitors and exhibitors can maintain a 1.5-metre distance from one another at all times:

  • Events may only be attended if the attendee pre-registers (online) with the event organiser. For many trade affairs and other events, a time slot system will be used. The number of guests during any one time slot is limited, based on the available capacity.
  • A one-way system will be in place at the entrances and in the halls of the exhibition centre; signage and walkways will direct visitors.
  • At the entrance, everyone’s attention will be drawn to the protocols, internal rules and the health check. We will ask people with any health issues to go home.
  • During events, aisles will be extra wide and the walkways will be clearly shown.
  • Disinfectants will be available at different locations.
  • In terms of the toilet facilities, various measures will be taken, such as: maximum number of persons in a room, additional cleaning, if required additional mobile toilet facilities and disinfectants will be provided.
  • Exhibitors must set up their stand in such a way that it is possible to maintain a minimum distance of 1.5 metres. To this end, we follow the guidelines set out by EventPlatform’s event sector’s protocol
  • We have drawn up a set of amended rules for the food and beverage outlets, to ensure hygiene and 1.5-metre distancing.
  • Additional cleaning will take place to clean contact surfaces on a regular basis.

With the various measures that have to be taken at a trade fair where 1.5-metre distancing must be adhered to, is Jaarbeurs able to guarantee the same quality and experience?

The modified concept is new for everybody. But in close consultation with our customers, exhibitors and other stakeholders, we are convinced that, even with these modifications, we can still create possibilities for valuable ‘encounters’, where everybody’s health is the priority and people and brands are given the attention that they deserve. As visitors are given specific time slots, everyone will have the time and space to engage with one another safely.  

As increased spacing and distancing rules now have to be applied at trade fairs, does this mean that fewer exhibitors can now participate?
This will depend on the type of event and the available capacity at Jaarbeurs.

A number of studies have shown that good ventilation can potentially reduce the spread of coronavirus. How will Jaarbeurs respond to this?
In respect of all measures that we take, we follow the advice issued by the National Institute for Public Health and the Environment (RIVM). At present, the RIVM does not recommend that ventilation systems are modified.

How will Jaarbeurs guarantee the 1.5-metre distancing rule during assembly and dismantling before/after events?
Prior to the event, procedures are drawn up that are shared with all suppliers involved in the event. These procedures include rules and guidelines that ensure that all involved parties, including those involved in assembly and dismantling, can be kept safe. These procedures are based on construction sector protocols ‘Samen veilig doorwerken’ (Continuing to work together safely).

How will Jaarbeurs ensure that all visitors to the trade fair, event and conference centre actually adhere to the rules?
Prior to and during events, Jaarbeurs will communicate actively with employees and guests about the measures that have been taken. To this end, we will use a variety of tools/communication tools. Jaarbeurs employees also receive additional training in how to remind visitors and exhibitors, in a friendly manner, to abide by the rules. Prior to and during the event, visitors undergo health checks, which will determine the advice given to them - to attend the event or remain at home.

Which trade fairs, conferences and events will take place in accordance with the new concept?
For an up-to-date list of the trade fairs and events that will take place this autumn, visit: www.jaarbeurs.nl/agenda

Jaarbeurs is located close to Utrecht Central Station. Do you anticipate there will be an additional demand on public transport when you open up again?
Visitors to events organised at Jaarbeurs will be asked, as far as possible, to come alone and, whenever possible, to avoid rush hour. As visitors are given specific time slots, visitor flows will be more staggered than usual. In addition, we will regularly look at the events calendar with the NS Dutch Railways (Nederlandse Spoorwegen), to enable additional trains to be added to the timetable at times at which a lot of people are anticipated to be using public transport.

In terms of parking, what measures will you take in order to guarantee the safety of visitors there too?
Parking stewards will be in place to ensure that visitors can park as close as possible to the entrance of the relevant event. In addition, we recommend that our visitors reserve parking spaces in advance, to enable them to enter and leave car parks based on their registration plates, so they can avoid using the ticket machines.

Image

Welke maatregelen heeft Jaarbeurs genomen om de veiligheid van bezoekers en exposanten te garanderen?

  • Het bezoeken van bijeenkomsten is vaak alleen mogelijk op basis van (online) inschrijving vooraf bij de betreffende organisator.
  • Voor veel beurzen en andere bijeenkomsten werken wij hierbij met tijdvakken, zodat er niet teveel mensen tegelijkertijd zijn.
  • Bij de entree leggen we uit wat we van je verwachten:
    • Doe de gezondheidscheck
    • Houd 1,5 meter afstand
  • Mensen met gezondheidsklachten vragen we om naar huis te gaan.
  • Op veel plekken in de gebouwen is eenrichtingsverkeer ingesteld, aangegeven met pijlen en andere bewegwijzering.
  • Tijdens bijeenkomsten zijn de gangpaden extra breed en worden de looppaden duidelijk aangegeven.
  • Op veel plekken is desinfectiemateriaal beschikbaar.
  • WC’s worden extra vaak schoongemaakt. Ook hier is desinfecterende handgel te vinden.
  • Exposanten richten hun stand zo in, dat het houden van de minimale afstand van 1,5 meter gewaarborgd is. Hierbij volgen wij de richtlijnen van het brancheprotocol
  • Bij de horecapunten hebben we regels opgesteld om hygiëne en 1,5 meter afstand te kunnen waarborgen.
  • Deurknoppen en andere dingen die veel aangeraakt worden, worden regelmatig gedesinfecteerd.

Kan Jaarbeurs nog wel dezelfde kwaliteit en beleving garanderen met alle maatregelen die komen kijken bij een 1,5 meter beurs?
Daar zijn we van overtuigd! Natuurlijk is het anders, maar doordat bezoekers ingedeeld worden in tijdvakken, krijgt iedereen de tijd en ruimte om op een veilige manier met elkaar in gesprek te gaan. Ook met al deze aanpassingen kunnen waardevolle ontmoetingen plaatsvinden, waarbij ieders gezondheid zo goed mogelijk gewaarborgd wordt en mensen en merken de aandacht krijgen die ze verdienen.

Kunnen er minder exposanten deelnemen nu de beurzen ruimer opgezet worden?
Dit verschilt per evenement.

Uit een aantal onderzoeken blijkt dat goede ventilatie de verspreiding van het coronavirus mogelijk kan verminderen. Hoe gaat Jaarbeurs hiermee om?
Wij volgen de adviezen van het RIVM. Ventilatiesystemen hoeven volgens de huidige richtlijnen niet aangepast te worden.

Hoe waarborgt Jaarbeurs de 1,5 meter tijdens de op- en afbouw van bijeenkomsten?
Voorafgaand aan de bijeenkomst wordt  een draaiboek opgesteld dat gedeeld wordt met alle betrokken leveranciers, ook voor de opbouw. Hierbij hanteren wij als basis de protocollen uit de bouwsector ‘Veilig samen doorwerken’.

Hoe zorgt Jaarbeurs ervoor dat alle bezoekers zich ook daadwerkelijk aan de regels houden?
Onze ervaring is dat mensen zeer bereid zijn om ervoor te zorgen dat evenementen zo veilig mogelijk verlopen. Alleen samen kunnen we de verspreiding van het coronavirus tegengaan. Voorafgaand aan en tijdens bijeenkomsten worden bezoekers geïnformeerd over de maatregelen van de Jaarbeurs. Ook zijn onze medewerkwerkers extra getraind om bezoekers en exposanten te helpen bij het naleven van de regels.

Welke beurzen, congressen en events gaan er plaatsvinden volgens het nieuwe concept?
Bekijk onze 
agenda voor een actueel overzicht van de beurzen en events die dit najaar plaatsvinden.

Jaarbeurs ligt aan station Utrecht Centraal. Verwachten jullie extra druk op het OV bij beurzen en andere evenementen de komende tijd?
Evenementen en bijeenkomsten vinden zoveel mogelijk buiten de spits plaats. En doordat bezoekers worden ingedeeld in tijdvakken, zal er meer spreiding in de bezoekersstroom zitten dan normaal gesproken. We zijn ook altijd in goed overleg met de NS over onze evenementen, zodat er tijdig extra treinen ingezet kunnen worden als dat nodig is.

Welke maatregelen nemen jullie rondom parkeren om de veiligheid van de bezoekers ook daar te garanderen?
We zetten extra verkeersregelaars in om ervoor te zorgen dat bezoekers zo dicht mogelijk bij de entree van de betreffende bijeenkomst kunnen parkeren. We adviseren daarnaast om vooraf een parkeerplaats te reserveren, zodat er op kenteken in- en uitgereden kan worden en bezoekers niet naar een parkeerautomaat hoeven. Op deze pagina kun je een parkeerplaats reserveren.  

Meer vragen? Neem dan contact met ons op.