Conferentie organiseren
Voor iedereen bereikbaar
Ga je een conferentie organiseren, dan is de centrale ligging van de locatie een belangrijk onderdeel. Waarschijnlijk komen je deelnemers uit verschillende delen van Nederland of zelfs het buitenland. Je wil daarom dat ze je goed kunnen bereiken. Jaarbeurs ligt op loopafstand van Utrecht Centraal en verschillende hotels. En met de trein is het maar 30 minuten afstand van Schiphol Airport. Ook met de auto zijn we heel goed te bereiken.
De conferentiezalen van Jaarbeurs
Conferentie organiseren bij Jaarbeurs?
Kom langs, we laten je graag zien wat we voor je kunnen doen. Tot snel!
Conferentie organiseren: handige tips
Ga je een conferentie organiseren? Dan heb je waarschijnlijk te maken met verschillende groepen mensen die samenkomen om te praten over een belangrijk thema. Zeker bij het organiseren van dit soort evenementen wil je dat alles vlekkeloos verloopt. Je denkt natuurlijk als eerst aan het budget, de locatie en de datum. Vervolgens hou je je bezig met het programma en boek je eventuele sprekers. Als je alle ‘standaard’ zaken geregeld hebt, is het tijd om de puntjes op de i te zetten. Met deze tips maak jij je conferentie succesvol.
Werk je met (plenaire) sessies? Dan kan je een volle zaal omtoveren tot een intieme en interactieve ruimte door PiP (picture-in-picture) te gebruiken. Zo zien de deelnemers de presentatie én de spreker. Dit zorgt voor een betere verbinding en interactie.
Wist je dat je met verschillende kleuren de hersenen kunt stimuleren? Met blauwe aankleding en verlichting stimuleer je bijvoorbeeld een verhoogde activiteit. Blauw verhoogt de concentratie van deelnemers en zorgt voor een hogere kennisoverdracht. Rood wordt weer in verband gebracht met het stimuleren van leergierigheid, groen met een rustige en uitnodigende sfeer. En oranje? Perfect als je samenwerking wil stimuleren.
Door comfortabele zitplekken bij de ontvangst te plaatsen, creëer je een warm welkom. Het zorgt ervoor dat mensen even kunnen acclimatiseren voordat ze beginnen. Daardoor gaan ze meer openstaan voor interactie. En dát verhoogt de betrokkenheid en deelname aan het event.
Wil je je evenement groener maken? Gebruik dan duurzame catering. Door lokale, seizoensgebonden ingrediënten te kiezen bijvoorbeeld. Of zoek naar de beste duurzame leverancier voor vlees. Dat is genieten van lekker eten én zo draag je je steentje bij aan een betere wereld. Bij Jaarbeurs doen we dit overigens al voor je. We serveren zoveel mogelijk vegetarische gerechten en werken met lokale leveranciers wanneer we dat kunnen.
Natuurlijk weet je nooit precies hoeveel deelnemers je kunt verwachten. Vervelend, want je stemt er wel je catering en opstelling op af. Wij adviseren altijd bij het inschatten van je deelnemers: hanteer een marge van 20% en verwacht een no-show van 10%. Zo voorkom je verrassingen en blijf je flexibel bij onverwachte veranderingen.