Vergadering
organiseren
Vergaderen zonder zorgen
Bij Jaarbeurs hebben we verschillende vergaderzalen die zorgen dat jouw vergadering perfect wordt. In ons vergadercentrum MeetUp hebben we 30 flexibele vergaderruimten met daglicht, slimme technologie voor verlichting en temperatuurregeling. En niet onbelangrijk: plug & play. Je hoeft alleen maar in te pluggen.
Meer weten over onze vergaderzalen?
We helpen je graag!
Vergadering organiseren: zo pak je dat aan
Vergaderen. Niet iedereen wordt er even blij van. Vaak een lange zit, in een stoffige kamer op het bedrijf. Maar het kan ook enorm inspirerend zijn. Hoe? Door een vergadering te organiseren op een andere locatie. Dit zijn 4 tips voor het organiseren van een vergadering.
De locatie van de vergadering heeft veel invloed op de sfeer en de productiviteit. Afhankelijk van het doel van de vergadering, selecteer je een eventlocatie. Wil je bijvoorbeeld de jaarcijfers bespreken, dan wil je een kamer of zaal die niet te veel afleidt van de boodschap. Is het een brainstormsessie voor een nieuwe marketingcampagne? Dan wil je mensen inspireren. Kijk ook vooral of je de belichting aan kunt passen, bijvoorbeeld naar jouw huisstijl. En niet onbelangrijk: let goed op of je daglicht hebt. Dat geeft energie zodat mensen minder snel indutten.
Een simpel broodje kaas kan heerlijk zijn, toch verwachten je deelnemers waarschijnlijk wat meer. En eerlijk is eerlijk, het juiste eten zorgt dat mensen scherp blijven. Lange vergadering? Zorg dan ook dat je andere snacks serveert. Of een borreltje aan het eind. Zo hebben de deelnemers iets om naar uit te kijken.
Hoe vaak het wel niet voorkomt dat iemand z’n laptop omdraait om een presentatie te laten zien waar iedereen op moet kijken … Niet echt professioneel. Het is wel zo makkelijk als je toegang hebt tot een groot scherm, goede verlichting en eventueel wat microfoons. Bij de vergaderruimtes van Jaarbeurs (MeetUp) werken we met plug & play. Je hoeft alleen maar je laptop in te pluggen (ja, echt!) en je bent klaar voor je vergadering.
Als je het ons vraagt, hoort duurzaamheid hoog op de agenda te staan. Organiseer je een vergadering? Vergeet dan het duurzame aspect niet. Kies bijvoorbeeld voor digitale documenten in plaats van papieren versies. En bekers die je kunt recyclen, in plaats van eentje die je weg moet gooien. Stem de catering goed af op de hoeveelheid personen, zo weet je zeker dat je niet te veel overhoudt. Bij Jaarbeurs doen we dat voor je. We helpen je bovendien met het inschatten van de juiste hoeveelheid ontbijt, lunch of borrel.