Privacy statement

Beurzen en evenementen

Jaarbeurs organiseert zelf beurzen en evenementen of biedt onderdak aan beurzen of evenementen van andere organisaties. Als bezoeker of als exposant van deze beurzen en evenementen verstrekt u Jaarbeurs persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij het bestellen van een toegangsticket voor een beurs, door uw deelname aan de beurs, bij het parkeren van uw auto of het vragen van informatie.

Persoonsgegevens

In het kader van een beurs of evenement kan Jaarbeurs de volgende gegevens van u verwerken:

  • NAW-gegevens;
  • Contactgegevens, zoals (mobiel) telefoonnummer en emailadres;
  • Geslacht;
  • Titulatuur;
  • Beeldmateriaal;
  • Geboortedatum;
  • Datum bezoek;
  • Aantal bezoeken
  • Intern administratienummer;
  • (Toegangspas met) foto;
  • Interessegebieden;
  • Informatie voor leadgeneratie (zoals bijv. merkgebruik, koopgedrag of koopintentie, investeringsbehoefte);
  • Gezinssamenstelling;
  • Opt-in informatie;
  • Bezoekregistraties op uw naam;
  • Badge- & ticketscans:
    - het scannen van uw badge of ticket bij de entree om het bezoekersaantal te bepalen en om inzicht te krijgen in show/no-show
    - het scannen van uw badge bij lezingentheaters, waarbij de spreker uw gegevens krijgt
    - het laten scannen van uw badge door een exposant: door het actief laten scannen van uw badge zal de exposant uw gegevens van Jaarbeurs ontvangen
  • Inschrijvingen voor sessies; 
  • Informatie over matchmakingsactiviteiten (zoals connecties en afspraken)
  • Functie en bedrijfsnaam;
  • Beslissingsbevoegdheid;
  • Sector/branche waarin u werkzaam bent;
  • Interesse in Jaarbeurs diensten;
  • Interesse in aanbiedingen (van derden);
  • Wijze van vervoer;
  • Klikgedrag;
  • Transacties met historie;
  • IP adres;
  • Inhoud van uw communicatie met de Jaarbeurs;
  • Gegevens uit evaluaties en klanttevredenheidonderzoeken;
  • Tekenbevoegdheid;
  • Dieetwensen;
  • KvK gegevens;
  • BTW nummer;
  • Kostenplaats;
  • Factuuradres;
  • Social media;
  • Betaalgegevens;
  • Kenteken;
  • Handtekening;
  • Tijdstip van parkeren;
  • Inhoud parkeerformulier en gegevens over parkeerbevoegdheden;
  • Uw betrokkenheid bij een incident met schadebedrag en gegevens die zich in de bijlagen bij het parkeerformulier bevinden;
  • Gevonden voorwerpen en eventuele persoonsgegevens daarin-/op;
  • Gegevens op uw aangifteformulier bij incidenten omtrent diefstal of beschadiging;
  • Camerabeelden met tijdstip, datum en plaats;
  • Inhoud van storingsmeldingen.

Doelen van verwerking

Jaarbeurs verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

  • Communicatie doeleinden;
  • Organisatie en uitvoering van overeenkomsten met betrekking tot (deelname aan) beurzen en evenementen;
  • Registratie van uw bezoek;
  • (Online) matchmaking;
  • Behandelen van reserveringen van parkeerplaatsen;
  • Verlenen van toegang tot parkeervoorzieningen;
  • Toekennen van parkeerbevoegdheden (verstrekken van parkeerpassen, uitrijkaarten en dergelijke);
  • Inlezen en versturen van inlogcodes;
  • Verkoop van producten;
  • Levering van diensten;
  • Verwerken en afhandelen van bestellingen (inclusief horeca);
  • Relatiebeheer, PR en marketing, waaronder het toesturen van mailings en informatie over de producten en diensten van Jaarbeurs;
  • Leadgeneratie;
  • Cross selling en up selling;
  • Vinden van gelijkwaardige profielen/acquisitiedoeleinden;
  • Verbetering dienstverlening;
  • Opstellen van analyses ter verbetering van de bezoekersbeleving;
  • Monitoren, verzamelen en opvolgen van leads;
  • Opbouwen van interesseprofielen voor advertentiedoeleinden;
  • Personaliseren en verbeteren van digital marketingcampagnes;
  • Uitvoeren van specifieke acties en prijsvragen;
  • Uitvoeren van (klanttevredenheids-)onderzoeken;
  • Facturatie- en betalingsdoeleinden;
  • Afhandeling betalingsgeschillen;
  • Controle op logistieke stromen zoals personenbewegingen, parkeren en transport;
  • De beveiliging van gebouwen, terreinen en goederen;
  • Het verwerken van aangiftes voor diefstal of beschadiging;
  • Registratie en afhandeling van gevonden voorwerpen;
  • De bescherming van de veiligheid van personen;
  • Vastleggen en de afhandeling van storingen, klachten en incidenten;
  • Het doen van betalingen;
  • Innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen daarvan;
  • Het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van accountantscontrole;
  • Het onderhouden van contacten met afnemers of leveranciers;
  • Direct marketing;
  • Het kunnen aanbieden van gepersonaliseerde advertenties via Social media;
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingen en rechterlijke bevelen;
  • Keuren van standontwerpen;
  • Verstrekken van informatie bij afwijkende standbouw;
  • Inlezen en versturen van inlogcodes;
  • Het plannen, offreren en factureren van stand- en evenementbeveiliging;
  • Naleving van regelgeving en voldoen aan rechterlijke bevelen;
  • Voeren van geschillen

Derden

In het kader van de uitvoering van haar diensten kan Jaarbeurs uw persoonsgegevens uitwisselen met derde partijen. Denk aan de partijen die betrokken zijn bij de organisatie en uitvoering van de beurzen en evenementen van of in de Jaarbeurs, IT-leveranciers en leveranciers van facilitaire diensten. Daarnaast maakt Jaarbeurs gebruik van diverse adviseurs die toegang zouden kunnen krijgen tot uw persoonsgegevens, zoals organisatieadviseurs of advocaten.

Als bezoeker wordt u tijdens uw online registratie, voor toegang tot onze beurzen of events, geïnformeerd over het delen van uw persoonsgegevens met onder andere exposanten. Zoals het delen van uw persoonsgegevens als u via een link van de exposant onze registratie doorloopt, als u zich inschrijft voor een lezing en/of webinar en als u gebruik maakt van het online matchmaking platform om te netwerken. Wanneer u als bezoeker tijdens een fysieke beurs of event uw badge laat scannen bij een exposant of bij een theater worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan de betreffende exposant of organisatie die de lezing verzorgt. Het inschrijven, contact maken via online matchmaking en uw badge laten scannen gebeurt uitsluitend met uw toestemming. De uiteindelijke verwerking van uw persoonsgegevens door de betreffende exposant of verzorger van een lezing/webinar valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van deze partijen. U kunt bij deze partijen terecht voor nadere informatie over hoe zij omgaan met uw persoonsgegevens.

Als bezoeker en exposant kan u bij bepaalde events toegang krijgen tot een online matchmaking omgeving. Hierin is een profiel van u zichtbaar voor andere geregistreerde bezoekers, deelnemende exposanten en aanbieders van sessies. Dit profiel is gevuld met uw naam, uw bedrijfsprofiel (de bedrijfsnaam, bedrijfsgrootte, functie(type), interesses) en eventuele foto, welke u tijdens uw registratie voor het bezoek aan het event heeft opgegeven. Op die manier kunt u eenvoudig vóór, tijdens en na aanvang van het event connecties maken, netwerken en afspraken ïnitieren. U bepaalt uiteraard zelf of u daartoe het initiatief neemt, op uitnodiging van andere ingaat en met wie u uiteindelijk uw contactgegevens deelt. U kan te allen tijde zelf uw profiel/account aanvullen, aanpassen en verwijderen in deze online omgeving.

Als exposant heeft u toegang tot een speciaal ingerichte online omgeving van Jaarbeurs. De gegevens die u daar opgeeft kunnen door Jaarbeurs worden verstrekt aan derden die u kunnen benaderen voor diensten die een aanvulling zijn op de diensten van Jaarbeurs. De reden van deze verstrekking is enerzijds het verkrijgen van aanvullende inkomsten en anderzijds u een zo compleet mogelijke dienstverlening te kunnen bieden, zodat u zich als exposant bij Jaarbeurs optimaal kunt profileren.

Daarnaast kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. Zo kan de politie of de gemeente gegevens bij ons opvragen bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsporing.