Privacy statement

Beurzen en evenementen

Jaarbeurs organiseert zelf beurzen en evenementen of biedt onderdak aan beurzen of evenementen van andere organisaties. Als bezoeker of als exposant van deze beurzen en evenementen verstrekt u Jaarbeurs persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij het bestellen van een toegangsticket voor een beurs, door uw deelname aan de beurs, bij het parkeren van uw auto of het vragen van informatie.

Daarnaast is het mogelijk dat u als bezoeker of exposant wordt gefilmd of gefotografeerd. Dit materiaal kan door Jaarbeurs worden gepubliceerd voor zover dit wettelijk is toegestaan. Wanneer u identificeerbaar bent, dan vragen onze foto- of videografen vooraf uw toestemming voor het publiceren. Voor beelden van minderjarigen wordt de toestemming van de ouder of verzorger gevraagd. U heeft het recht om de toestemming die u hebt gegeven op elk moment in te trekken, maar de beelden die tot aan het moment van intrekking zijn gepubliceerd blijven wel rechtmatig verwerkt. Voor sfeerbeelden, waarbij u niet direct of indirect identificeerbaar bent, is toestemming niet vereist. Er geldt ook een uitzondering voor onder andere pers en media foto- en videografen. Voor het publiceren van beelden voor puur journalistieke doeleinden is in beginsel geen toestemming vereist. De betreffende foto- of videograaf is zelf verantwoordelijk voor het naleven van de regelgeving.

Persoonsgegevens
In het kader van een beurs of evenement kan Jaarbeurs de volgende gegevens van u verwerken:
• NAW-gegevens;
• Contactgegevens, zoals (mobiel) telefoonnummer en emailadres;
• Geslacht;
• Titulatuur;
• Beeldmateriaal;
• Geboortedatum;
• Datum bezoek;
• Aantal bezoeken
• Intern administratienummer;
• (Toegangspas met) foto;
• Interessegebieden;
• Informatie voor leadgeneratie (zoals bijv. merkgebruik, koopgedrag of koopintentie, investeringsbehoefte);
• Gezinssamenstelling;
• Opt-in informatie;
• Bezoekregistraties op uw naam;
• Badge- & ticketscans:
o het scannen van uw badge of ticket bij de entree om het bezoekersaantal te bepalen en om inzicht te krijgen in show/no-show
o het scannen van uw badge bij lezingentheaters, waarbij de spreker uw gegevens krijgt
o het laten scannen van uw badge door een exposant: door het actief laten scannen van uw badge zal de exposant uw gegevens van Jaarbeurs ontvangen
• Inschrijvingen voor sessies;
• Informatie over matchmakingsactiviteiten (zoals connecties en afspraken)
• Functie en bedrijfsnaam;
• Beslissingsbevoegdheid;
• Sector/branche waarin u werkzaam bent;
• Interesse in Jaarbeurs diensten;
• Interesse in aanbiedingen (van derden);
• Wijze van vervoer;
• Klikgedrag;
• Transacties met historie;
• IP adres;
• Inhoud van uw communicatie met de Jaarbeurs;
• Gegevens uit evaluaties en klanttevredenheidonderzoeken;
• Tekenbevoegdheid;
• Dieetwensen;
• KvK gegevens;
• BTW nummer;
• Kostenplaats;
• Factuuradres;
• Social media;
• Betaalgegevens;
• Kenteken;
• Handtekening;
• Tijdstip van parkeren;
• Inhoud parkeerformulier en gegevens over parkeerbevoegdheden;
• Uw betrokkenheid bij een incident met schadebedrag en gegevens die zich in de bijlagen bij het parkeerformulier bevinden;
• Gevonden voorwerpen en eventuele persoonsgegevens daarin-/op;
• Gegevens op uw aangifteformulier bij incidenten omtrent diefstal of beschadiging;
• Camerabeelden met tijdstip, datum en plaats;
• Inhoud van storingsmeldingen.

Doelen van verwerking
Jaarbeurs verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

• Communicatie doeleinden;
• Organisatie en uitvoering van overeenkomsten met betrekking tot (deelname aan) beurzen en evenementen;
• Registratie van uw bezoek;
• (Online) matchmaking;
• Behandelen van reserveringen van parkeerplaatsen;
• Verlenen van toegang tot parkeervoorzieningen;
• Toekennen van parkeerbevoegdheden (verstrekken van parkeerpassen, uitrijkaarten en dergelijke);
• Inlezen en versturen van inlogcodes;
• Verkoop van producten;
• Levering van diensten;
• Verwerken en afhandelen van bestellingen (inclusief horeca);
• Relatiebeheer, PR en marketing, waaronder het toesturen van mailings en informatie over de producten en diensten van Jaarbeurs;
• Leadgeneratie;
• Cross selling en up selling;
• Vinden van gelijkwaardige profielen/acquisitiedoeleinden;
• Verbetering dienstverlening;
• Opstellen van analyses ter verbetering van de bezoekersbeleving;
• Monitoren, verzamelen en opvolgen van leads;
• Opbouwen van interesseprofielen voor advertentiedoeleinden;
• Personaliseren en verbeteren van digital marketingcampagnes;
• Uitvoeren van specifieke acties en prijsvragen;
• Uitvoeren van (klanttevredenheids-)onderzoeken;
• Facturatie- en betalingsdoeleinden;
• Afhandeling betalingsgeschillen;
• Controle op logistieke stromen zoals personenbewegingen, parkeren en transport;
• De beveiliging van gebouwen, terreinen en goederen;
• Het verwerken van aangiftes voor diefstal of beschadiging;
• Registratie en afhandeling van gevonden voorwerpen;
• De bescherming van de veiligheid van personen;
• Vastleggen en de afhandeling van storingen, klachten en incidenten;
• Het doen van betalingen;
• Innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen daarvan;
• Het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van accountantscontrole;
• Het onderhouden van contacten met afnemers of leveranciers;
• Direct marketing;
• Het kunnen aanbieden van gepersonaliseerde advertenties via Social media;
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen en rechterlijke bevelen;
• Keuren van standontwerpen;
• Verstrekken van informatie bij afwijkende standbouw;
• Inlezen en versturen van inlogcodes;
• Het plannen, offreren en factureren van stand- en evenementbeveiliging;
• Naleving van regelgeving en voldoen aan rechterlijke bevelen;
• Voeren van geschillen

Derden
In het kader van de uitvoering van haar diensten kan Jaarbeurs uw persoonsgegevens uitwisselen met derde partijen. Denk aan de partijen die betrokken zijn bij de organisatie en uitvoering van de beurzen en evenementen van of in de Jaarbeurs, IT-leveranciers en leveranciers van facilitaire diensten. Daarnaast maakt Jaarbeurs gebruik van diverse adviseurs die toegang zouden kunnen krijgen tot uw persoonsgegevens, zoals organisatieadviseurs of advocaten.

Als bezoeker wordt u tijdens uw online registratie, voor toegang tot onze beurzen of events, geïnformeerd over het delen van uw registratiegegevens (zoals uw naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, etc.) met onder andere exposanten. Zoals het delen van uw registratiegegevens als u via een link van de exposant onze registratie doorloopt en als u zich aanmeldt voor een sessie of een sessie online (via livestreaming) bekijkt. Wanneer u als bezoeker tijdens een fysieke beurs of event uw badge laat scannen bij een exposant of bij een theater, geeft u daarmee toestemming om uw registratiegegevens te delen met de betreffende exposant of aanbieder van de sessie. Het delen van deze persoonsgegevens, naar aanleiding van uw registratie via een link van de exposant, het laten scannen van uw badge en uw aanmelding voor een sessie, gebeurt uitsluitend met uw toestemming. De verwerking van uw persoonsgegevens door de betreffende exposant of aanbieder van een sessie valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende exposant of aanbieder van de sessie. U kunt bij hen terecht voor nadere informatie over hoe zij omgaan met uw persoonsgegevens. 

Als bezoeker en exposant kunt u bij bepaalde beurzen of events toegang krijgen tot een online netwerkplatform. Hierin is een profiel van u zichtbaar voor andere geregistreerde bezoekers, deelnemende bedrijven en aanbieders van sessies. Op die manier kunt u eenvoudig vóór, tijdens en na aanvang van de beurs of het event connecties maken, netwerken, afspraken initiëren, aanmelden voor sessies en  online sessies (via livestreaming) bekijken. U bepaalt uiteraard zelf of u daartoe het initiatief neemt, op uitnodiging van andere ingaat en met wie u uiteindelijk uw contactgegevens deelt. Meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in het online netwerkplatform  krijgt u tijdens het registratieproces van de betreffende beurs of event. 

Als exposant heeft u toegang tot een speciaal ingerichte online omgeving van Jaarbeurs. De gegevens die u daar opgeeft kunnen door Jaarbeurs worden verstrekt aan derden die u kunnen benaderen voor diensten die een aanvulling zijn op de diensten van Jaarbeurs. De reden van deze verstrekking is enerzijds het verkrijgen van aanvullende inkomsten en anderzijds u een zo compleet mogelijke dienstverlening te kunnen bieden, zodat u zich als exposant bij Jaarbeurs optimaal kunt profileren.

Daarnaast  kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. Zo kan de politie of de gemeente gegevens bij ons opvragen bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsporing.