8 tips om bezoekers weer naar je live event te trekken

Twee jaar lang stond door corona alles op z’n kop. Mondkapjes, anderhalve meter afstand, online vergaderingen en zelfs meerdere lockdowns. Gelukkig is er eindelijk ook weer goed nieuws: we mogen weer samenkomen! Iedereen bij Jaarbeurs staat weer te springen om een evenement te organiseren. De agenda’s vullen zich weer en ook bezoekers hebben er zin in!

Toch zal het ook best even schakelen zijn, voor zowel organisator als bezoeker – een event bijwonen vanachter de laptop was best makkelijk en veilig. Dus hoe overtuig je de bezoekers van jouw event om van de bank af te komen en dat jouw event een niet-te-missen gebeurtenis is?

Onze bezoekmarketeer, Marleen van Soest, heeft als een van de eersten alweer een live event na de lockdown georganiseerd, en met succes. Ze geeft tips om iemand te overtuigen in actie te komen en een ticket voor jouw event te bemachtigen!

Met deze 8 tips trek je weer volle zalen:

Bied iets exclusiefs
Beantwoord vragen met een Q&A
Zorg dat informatie eenvoudig te vinden is
Maak je event schaars
Benadruk de USP’s
Geef een sneak preview
Communiceer over de veiligheid
Organiseer een netwerkborrel

1. Bied iets exclusiefs

Heb je het idee dat jouw doelgroep post-corona moeilijk over de streep te trekken is om live een event bij te wonen? Bied dan iets exclusiefs dat echt alleen op het evenement mogelijk is. Marleen: “Denk aan speciale merchandise, een loterij met producten van exposanten, een één-op één sessie met een influencer of een bijzondere winactie. Maak het zo interessant dat ze het niet kunnen weerstaan!”

“Bied iets exclusiefs zodat bezoekers je event niet kunnen weerstaan.”

2. Beantwoord vragen met een Q&A

Onlangs organiseerde Marleen de KreaDoe-beurs, een van de eerste live events sinds tijden. Ze zag dat mensen veel vragen hadden: “Op social media kregen we relatief veel respons. Denk aan: waar kan ik een ticket kopen, wat zijn de openingstijden en welke maatregelen gelden er? We hebben daarom een hoogtepunt gemaakt op Instagram met veelgestelde vragen en antwoorden.”

3. Zorg dat informatie eenvoudig te vinden is

Vooraf zoveel mogelijk informatie inzien, is prettig. Dit kan bijvoorbeeld door de website actueel te houden en potentiële bezoekers goed te informeren over wat er gaat komen. Zorg dat de bezoeker zo min mogelijk moeite hoeft te doen voor de optimale ervaring. Bij Jaarbeurs hebben we daarom twee apps ontwikkeld: de Jaarbeurs Live en de Welcome App.

Jaarbeurs Live is een fijne app met alle praktische informatie over onze eigen evenementenlocatie in Utrecht en het event.
De Welcome App werd speciaal ontwikkeld voor coronagerelateerde zaken en is nu gelukkig niet meer nodig. Deze app gaf met kleurcodes aan waar het druk is of niet. Zo konden bezoekers ervoor kiezen om risicogebieden te vermijden en eerst een ander deel van het event te bezoeken.

4. Maak je event schaars

Op=op! Of je nou wil of niet, iedereen is hier gevoelig voor. Ja... zelfs jij! Schaarste doet iets met ons brein. Schaarste is een overtuigingsprincipe van de psycholoog Cialdini dat al eeuwen wordt ingezet om iemand te overtuigen. Een lage voorraad, minder tijd of een beperkt aantal plaatsen; mensen zijn bang om iets mis te lopen. En dus willen ze het hebben. Of in dit geval: erbij zijn. Bied daarom een beperkt aantal (dag)tickets voor je event aan. Dit speelt in op de Fear of Missing Out (FOMO) en zorgt er bovendien voor dat je kunt inschatten op welke dagen het druk wordt.

“Een schaars event speelt in op de FOMO (Fear Of Missing Out)”

5. Benadruk de USP’s van jouw evenement

Die ene spreker die enorm moeilijk te krijgen is, een netwerkborrel met livemuziek of een workshop waar je veel van leert. Jij weet dat het programma beter is dan ooit tevoren. Het is de grootste trekker van je event. Maar weet je bezoeker dat ook? Communiceer de USP’s en benadruk de voordelen om hier fysiek bij te zijn. Tip: gaat jouw beurs voornamelijk over fysieke producten of workshops? Speel dan in op de ervaring; producten en workshops zijn nou eenmaal ‘in het echt’ een stuk beter te bekijken dan online.

6. Geef een sneak preview

Een goede warming-up van een event is hetzelfde als een mooie trailer van een nieuwe film; dat wil je gewoon zien. Laat de deelnemer alvast sfeer proeven door van tevoren een tipje van de sluier te lichten. Dat kan in tekstvorm, maar video’s zijn natuurlijk stukken leuker. Deel bijvoorbeeld een voorstelronde met de spreker of een tip uit een inspiratiesessie.

7. Communiceer over de veiligheid

Veiligheid voorop! Het is belangrijk dat je communiceert over de geldende regels – van zowel de overheid als de locatie zelf. Welk protocol wordt er bij de locatie gehanteerd en hoe uit zich dat op jouw event? Communiceer zoveel mogelijk over eventuele veiligheidsmaatregelen en stel je bezoeker gerust. De coronamaatregelen zijn gelukkig verdwenen, maar de verdere regelgeving vanuit de overheid en de locatie voor de veiligheid natuurlijk niet. Stuur van tevoren een nieuwsbrief, plaats het op je website en zet het op social media.

8. Creëer een netwerkborrel

De kracht van de fysieke ontmoeting overstijgt alles. En wat hebben we het gemist hè, contact met soortgenoten? Het is altijd fijn om iemand te ontmoeten die in dezelfde situatie zit. Wist je dat voor veel mensen de mogelijkheid tot netwerken een belangrijke overtuiging is om een event te bezoeken? Tijd om een netwerkbijeenkomst te organiseren dus!

Hulp nodig met bezoekers trekken of informatie over een event bij Jaarbeurs?

We stropen graag onze mouwen om op van jouw (eerste) live event weer een waar succes te maken. Evenement organiseren? Of op zoek naar een locatie voor een netwerkbijeenkomst in Utrecht? Neem contact met ons op voor de mogelijkheden. We helpen je graag!

Koninklijke Jaarbeurs: de vriendelijke, duurzame en vernieuwende gastheer van heel Nederland. Een plek waar je elkaar ontmoet, inspireert, leert en groeit. We vertellen je graag wat er bij Koninklijke Jaarbeurs speelt en de manier waarop we dingen aanpakken. Hoe? Door kennis te maken met onze sterkste eigenschap: onze mensen. Mathijs de Vries is accountmanager gastevenementen en Frank van Hal is senior contentmarketeer van de vakbeurzen BouwBeurs en VSK. Beide gepassioneerde collega’s nemen naast hun werkzaamheden ook zitting in de Ondernemingsraad (OR) bij Jaarbeurs.

Lees meer

Zoeken

Met deze 8 tips trek je weer volle zalen:

1. Bied iets exclusiefs

2. Beantwoord vragen met een Q&A

3. Zorg dat informatie eenvoudig te vinden is

4. Maak je event schaars

5. Benadruk de USP’s van jouw evenement

6. Geef een sneak preview

7. Communiceer over de veiligheid

8. Creëer een netwerkborrel

Hulp nodig met bezoekers trekken of informatie over een event bij Jaarbeurs?

Blogs

Elsje: "Een klein gebaar met heel veel impact"

Arno: " Van 0 naar 100 in één seconde"

Nicola: "Nieuwe culturen maken mij nieuwsgierig"

Nikki: "Padel en recruitment hebben meer gemeen dan je denkt"

Twan: "Mijn voltijd studie is Jaarbeurskunde"

Mathijs & Frank: "We zijn een soort brug tussen de directie en onze medewerkers”

Partners & Awards