De HKU-dag staat in het teken van elkaar ontmoeten en inspireren. Het achterliggende idee is om het ondersteunend en onderwijzend personeel bij elkaar te krijgen. HKU bestaat immers uit verschillende locaties, en gedurende het jaar komen mensen niet altijd bij elkaar. Deze dag is het moment om samen te onderzoeken: wat gebeurt er allemaal in deze organisatie? Wat is onze gemeenschappelijke factor? Wat maakt HKU, nou HKU? Een fysiek evenement is daarbij het uitgangspunt. Toch vond deze dag geheel digitaal plaats. En niet onbelangrijk, het was een daverend succes.
Van fysieke HKU-dag naar online spektakel: hoe doe je dat? Jaarbeurs schiet te hulp.
Wederzijdse waardering en een flexibele instelling. Dat is wat Dennis Voortman en Marten de Paepe zeggen over hun samenwerking met Jaarbeurs. Begin dit jaar werden ze door de coronamaatregelen praktisch gedwongen om de HKU-dag met een kleine duizend bezoekers volledig om te katten naar een online variant: “Je kunt dan zeggen: we stoppen ermee. Of je gaat freaken met elkaar en iets compleet nieuws maken.”
Inmiddels zijn we bijna een jaar verder. Tijd voor een korte evaluatie met eventcoördinator Dennis Voortman en communicatieregisseur Marten de Paepe. Hoe kijken zij terug op deze periode die enorm veel flexibiliteit vroeg van zowel het HKU- als het Jaarbeursteam?
Samen op zoek naar gemeenschappelijkheid
Wéér andere plannen
Dennis: ‘In eerste instantie was het idee om met honderden mensen samen te komen in Jaarbeurs. Maar elke paar weken werden de regels strenger. Dan kwamen we met het team samen en gooiden we de boel om. We hebben lang gespeeld met het idee dat het wel fysiek kon. Dat betekende continu terug naar de tekentafel. Wéér andere plannen maken. Jaarbeurs stond daar open voor. Ook zij konden niet in de toekomst kijken. En toen bleek ineens dat het echt niet meer fysiek mocht.’
Wat kan er wel?
Corona was een periode waar veel niet mocht. Toch was het ook een tijd waarin we gedwongen werden dingen op nieuw uit te vinden. Dennis: ‘We hebben Jaarbeurs leren kennen als een organisatie met een flexibele mentaliteit. Zo zei onze contactpersoon: laten we kijken naar wat er wél kan. Zo bleek er een andere ruimte te zijn die zich leende voor een online aanpak.’
‘Toen zijn we echt gaan freaken met elkaar’
‘Het was een mooi proces waarbij alle partijen zich flexibel moesten opstellen. Waarbij we gingen spelen met een hele nieuwe blokkenset aan mogelijkheden. En wat blijkt? Ook op afstand kan je elkaar goed inspireren.’
Het bovenste van de plank
Wat volgde, was iets spectaculairs. Kennissessies, workshops, theatervoorstellingen, tafelgesprekken, yoga nidra, lezingen, een modeshow én een awarduitreiking. En dat allemaal volledig digitaal. De Paepe: ‘Het werd een interactieve tv-uitzending met plenaire onderdelen en subsessies. Dit was echt de 2.0 versie van de HKU-dag. We hebben er in alles een superversie van gemaakt. Onze (online) bezoekers waren ook echt mega enthousiast. Iedereen typt, maar je ziet gewoon dat mensen juichend achter een scherm zitten.’ Ook Dennis krijgt weer een flinke glimlach op z’n gezicht: ‘De live chat ging he-le-maal los. Eén groot kippenhok. Er was ongelooflijk veel interactie.’
Hij vervolgt: ‘We hadden daarnaast de tijd ook mee. Het was januari 2022, iedereen was het echt wel een beetje zat. We waren klaar om elkaar weer te ontmoeten. Dat zag je ook aan de technische crew van Jaarbeurs. Die jongens stegen ongeveer op. Het was fantastisch om elkaar zo vol enthousiasme te zien. Ze bleven maar gáán. Die berg energie die loskwam in de studio, kwam over op beeld.’
Unieke herinnering
De mannen kijken terug op een succesvolle periode. Een tijd waarin ze het wiel opnieuw uitvonden en een event neerzetten wat álle verwachtingen te boven ging. ‘Een avontuur’ noemt De Paepe het. En dat was het. Een ding staat buiten kijf: bij HKU weten ze wat kunst is. In welke vorm dan ook.
Geef je online evenement een professionele uitstraling in de Jaarbeurs Studio
Nieuwsgierig naar het organiseren van jouw online event, training of webinar bij de Jaarbeurs Studio in Utrecht?
Meer business-cases lezen?
Case
Case
Case
Case
Case
