Vergaderen: deze vijf fouten willen we nooit meer zien

Vergaderingen en kleine bijeenkomsten zijn cruciaal voor het succes van iedere onderneming. Maar laten we eerlijk zijn, we hebben allemaal vergaderingen meegemaakt die allesbehalve productief of plezierig waren. Vraag een gemiddelde werknemer wat hij van vergaderen vindt en waarschijnlijk krijg je vaak hetzelfde antwoord. Langdradig, vermoeiend, nutteloos of ongestructureerd.

Als organisator van vergaderingen of andere kleine bijeenkomsten wil je je evenement naar een hoger niveau tillen en daar kunnen we je bij helpen. Bij Jaarbeurs begrijpen we jouw behoeften en willen we je ondersteunen in het creëren van effectieve én leuke vergaderingen.

In dit artikel bekijken we vijf veelvoorkomende vergaderfouten die we in de tijd van online vergaderen leerden en geven we je inzichten om ze te vermijden en tips om je vergadering effectiever en leuker te maken.

Fout 1: Te lange vergaderingen

We beginnen met een veelvoorkomende valkuil: te lange vergaderingen. We weten dat dit een frustrerende ervaring kan zijn. En zeg eens eerlijk: hoe (mentaal) fit ben je nog als je uren achter elkaar vergaderd hebt?

Tijd is kostbaar, en we willen ervoor zorgen dat je vergaderingen optimaal benut. Denk aan het verdelen van de agenda in behapbare stukken en het inplannen van (meerdere) pauzes. Dit zorgt er ook voor dat mensen beter hun aandacht erbij houden. Start na de pauze met een check-in waarbij je iedereen vraagt hoe het gaat. Hiermee creëer je ook scherpte bij de deelnemers: 'ik moet weer opletten!' Zo haal je meer uit je vergadering, waar je die ook organiseert.

Fout 2: Onvoldoende voorbereiding en geen structuur

Je bent lekker bezig en dan ineens: ping! ‘Oh ja, straks vergadering...Waar ging het ook alweer over? Ach, Maarten praat me zo wel bij. Eerst nog even dat mailtje beantwoorden, een kop koffie halen en die ene contactpersoon terugbellen.’ – Herkenbaar? Die vergadering werd dus niks. Gelukkig weten we nu wel beter. Het begint allemaal met een goede voorbereiding en structuur.

Zorg bij elke vergadering voor een 'voorzitter' die de agenda bepaalt en het gesprek leidt. De voorzitter mailt iedereen ruim van tevoren de talking points en/of agenda en jij bereidt je goed voor. En gelukkig zijn er nu huisregels: door van tevoren afspraken met elkaar te maken, is het makkelijk om elkaar hierop aan te spreken. 

Fout 3: Geen duidelijke doelen

Een vergadering zonder duidelijke doelen kan snel afdwalen. Het is essentieel om van tevoren te bedenken wat je wilt bereiken. Of je nu een ruimte bij Jaarbeurs boekt of elders vergadert, doelen geven richting aan de bijeenkomst.

Een duidelijk doel in combinatie met een goede agenda zorgt ervoor dat iedereen tevreden de meeting verlaat. Het was een succes!

Zorg er ook voor dat iemand de besproken (actie)punten notuleert zodat iedereen zich aan de gemaakte afspraken houdt. Ideaal om op terug te vallen bij een volgende vergadering of te gebruiken als geheugensteuntje na een meeting.

Fout 4: Overbodige informatie overladen

Te veel informatie kan verwarrend zijn. Focus op wat echt nodig is en vermijd het delen van onnodige details. Wij geloven dat een goede vergadering op zichzelf moet kunnen staan, ongeacht de locatie.

Fout 5: Geen interactie of betrokken deelnemers

Een succesvolle vergadering vereist de actieve betrokkenheid van de deelnemers. Zorg ervoor dat je deelnemers de kans geeft om hun inbreng te geven en vragen te stellen. Moedig open communicatie aan en creëer een omgeving waarin iedereen zich gehoord voelt. Overweeg het gebruik van korte breakout-sessies om diepgaandere discussies mogelijk te maken. Jaarbeurs MeetUp biedt de ruimte en faciliteiten voor dit soort interactieve sessies, waardoor je vergaderingen nog boeiender en effectiever kunnen zijn.

In dit artikel hebben we een aantal veelvoorkomende fouten besproken die je kunt vermijden bij het organiseren van succesvolle bijeenkomsten en vergaderingen. Laten we samen streven naar meer doelgerichte, interactieve en effectieve vergaderingen, waar dan ook. Want jouw succes is ons succes!