Interview met Rob Kraan (COVID-19 Coördinator) over veiligheid

Elkaar live ontmoeten, dat is waar Koninklijke Jaarbeurs al ruim 100 jaar voor staat. Van beurzen en evenementen die bruisen tot congressen en bijeenkomsten die inspireren. Elk jaar weten meer dan twee miljoen bezoekers hun weg te vinden naar Jaarbeurs. Als geen ander weet deze eventlocatie hoe ze grote groepen mensen op een verantwoorde en veilige wijze kan ontvangen, registreren en laten doorstromen. Alles om bezoekers een veilige, maar vooral gastvrije ervaring te geven.

Door Marlous van de Wiel van Effectgroep

Een nieuwe realiteit

Toen was daar opeens COVID-19, een grootschalige, pandemische uitbraak die ook de landsgrenzen van Nederland overstak. Met verstrekkende gevolgen. En waar de verwachting was dat het coronavirus na een paar weken wel weer zou overwaaien, is de praktijk helaas heel anders gebleken. Nog nooit eerder hebben we te maken gehad met een mondiale pandemie van deze omvang. Alles wat bekend en vertrouwd was, veranderde.
 

Inspringen op een veranderende wereld

Voor Jaarbeurs betekende het virus een aanscherping van haar veiligheidsprocedures en protocollen. Er was altijd al een uitgebreid veiligheidsbeleid - dat kan ook niet anders met zoveel bezoekers per jaar - op het gebied van brandveiligheid, vluchtroutes, crowd management, voedsel, enzovoort.

Het coronavirus is direct in dit beleid ingepast als extra veiligheidsaspect. Rob Kraan, voorheen werkzaam als Facilitair Manager is sinds de corona-uitbraak vrijgemaakt als fulltime COVID-19 coördinator bij Jaarbeurs. En vanuit die rol structureel bezig met het opstellen en helpen uitvoeren van de coronaprotocollen voor zowel de Jaarbeurs zelf als voor de branche. “Corona vraagt om veel meer communicatie. We hebben te maken met nieuwe regels, maatregelen, standaarden. Dat is ook voor bezoekers nieuw. Informeren en goede voorbereiding zijn dan ook nog belangrijker geworden binnen ons crowd management”, aldus Kraan.
 

Een veilig plek om samen te komen – dankzij jou

Natuurlijk houdt Jaarbeurs zich aan de richtlijnen van het RIVM. Daarbij probeert ze niet de mazen in de wet te vinden, maar regels eenduidig te interpreteren en te vertalen in concrete maatregelen. En dat is met al die uitzonderingen soms nog best een uitdaging. Feitelijk zijn er twee belangrijke maatregelen: afstand houden en hygiëne. Zorgdragen voor een feilloze implementatie van deze maatregelen begint al aan de voorkant, met het maken van capaciteitsberekeningen op basis van beurs- en bezoekersprofiel, het opstellen van tijdslots, het plaatsen van visuele middelen die bezoekersstromen in goede banen leiden, voldoende desinfectiemogelijkheden, extra schoonmaakrondes van contactoppervlakken, een aangepast  horeca assortiment met eenpersoonsporties, enzovoort. Natuurlijk zijn ook de inzet van stewards nog steeds een onmisbare schakel binnen crowd management.  Zij  informeren, attenderen en controleren bezoekers, zodat Jaarbeurs een veilige plek is om te verblijven en mensen goed weten wat ze moeten doen om hun eigen bezoek en dat van anderen zo veilig mogelijk te laten verlopen.

Want veiligheid begint immers met gedrag. Ook bezoekers zelf dragen bij om alles optimaal  te laten verlopen. Zij kunnen al van tevoren hun gezondheidscheck uitvoeren door het scannen van een QR-code op hun ticket of door hem in te vullen op de website van Jaarbeurs. Dat invullen is gemakkelijk en bestaat uit het beantwoorden van een aantal vragen. Bij aankomst laten mensen dan simpelweg een groene vinkje op hun telefoon zien en kunnen ze direct doorlopen. Dat scheelt ontzettend veel tijd, en daarmee rijvorming, bij het evenement zelf.

Al die maatregelen hebben weinig tot geen effect op de overall beleving van bezoekers. Rob Kraan: “We organiseren nog steeds dezelfde beurzen en congressen. Het verschil? Het is ruimer opgezet, met minder bezoekers, dus het voelt rustiger. Maar inhoudelijk is het identiek. We hebben nog steeds exposanten, lezingen en terrassen. Wel in een coronasetting, dus met meer afstand tussen mensen, overal desinfectiemogelijkheden en die grote schaal met bitterballen zie je niet meer rondgaan. Die is vervangen door eenpersoonshapjes. Maar over het algemeen lijkt het dus gewoon op wat we altijd al gewend waren.”

Met meer dan 100.000 vierkante meter aan vloeroppervlakte is veel mogelijk binnen Jaarbeurs. Kraan zegt hierover: “Bij ons staan de muren niet vast, we hebben ontzettend veel ruimte en kunnen dus flexibele opstellingen maken. Een gangpad van 6 meter breed is echt geen probleem.”
 

SCALA

Het is die ruimte, gecombineerd met creativiteit, die heeft geleidt tot de ontwikkeling van SCALA. Een uniek concept waarbij maximaal ruim 1.000 bezoekers tegelijkertijd met inachtneming van de RIVM-richtlijnen kunnen genieten van een voorstelling of congres. SCALA bestaat uit drie verdiepingen met 129 loges, aparte trapopgangen en wandelpaden. Het Jaarbeurs pop-up theater creëert zo een intieme setting waar gasten boven, onder en naast elkaar zitten en zo altijd goed zicht hebben op het podium. 

Kraan vertelt: “Denken in wat kan, daar ligt de sleutel. SCALA laat dat goed zien. En met succes! De openingsconcerten van André Hazes jr. waren uitverkocht en ook het congres dat we er hebben gefaciliteerd liep geweldig. Wat we hebben gemerkt is dat mensen er echt aan toe zijn om weer gezamenlijk dingen te ondernemen.

Veel bezoekers waren goed voorbereid naar SCALA gekomen en op locatie werden de regels over het algemeen netjes opgevolgd. Hoewel de opening van SCALA van korte duur was, na een paar dagen sloot het de deuren vanwege nieuwe lockdownmaatregelen die op dat moment groepen groter dan 30 personen verbood, heeft het ons heel veel inzicht gegeven. Dat gebruiken we om onze dienstverlening en locaties continu te optimaliseren.''
 

Technologische ondersteuning

Sinds kort is ook de Jaarbeurs Welcome app in de App en Play stores te downloaden. Een app die speciaal bedoeld is om bezoekers te laten zien waar het druk is en waar niet, en waarmee Jaarbeurs als geen ander proactief crowd management kan doen. De app geeft Jaarbeurs inzicht in de verspreiding van bezoekers op de locatie middels geotagging, zonder dat hiervoor persoonsgegevens worden gedeeld. Door de app te downloaden en aan te zetten kunnen bezoekers eenvoudig zien waar het druk of juist rustig is en zo hun route op locatie aanpassen.

Kraan vertelt enthousiast: “De app werkt twee kanten op. Het geeft ons inzicht in de verspreiding van bezoekers zodat we hier adequaat op kunnen anticiperen, door bijvoorbeeld stewards in te zetten of ruimtes af te sluiten. Anderzijds kunnen bezoekers zelf zo proactief invulling geven aan hun bezoek. Als je op de app ziet dat hal 3 druk is, dan bezoek je gewoon eerst hal 1. En omdat we alleen op basis van locatie data verzamelen is de app volledig AVG-proof”.
 

Erkenning vanuit de markt

Dat Jaarbeurs zich volledig inzet om een veilige omgeving te creëren is niet onopgemerkt gebleven. Als eerste eventlocatie in Nederland mag Jaarbeurs het KIWA keurmerk voor COVID-19 preventiemaatregelen voeren. Jaarbeurs toont hiermee aan dat alle algemene en branchespecifieke maatregelen zijn getroffen om de kans op besmetting met het coronavirus te zo klein mogelijk te maken. Het keurmerk geeft vertrouwen: bij Jaarbeurs kun je veilig een evenement organiseren én bezoeken.
 

Testevenementen

Eind januari 2021 worden er door Fieldlab Evenementen - een initiatief van de gehele sector, van zakelijke tot publieksevenementen en van cultuur tot sport - twee testevenementen bij Jaarbeurs georganiseerd. Tijdens een theatervoorstelling en een congresbezoek wordt wetenschappelijk vastgesteld hoe groot de risico’s van grote groepen in dit soort settingen daadwerkelijk zijn en welke maatregelen goed werken.

“Jaarbeurs doet hier graag aan mee. Niet alleen hebben we een locatie waarin deze experimenten veilig kunnen worden uitgevoerd, we lopen ook graag voorop. Willen leren, daar worden we alleen maar beter van”, aldus Kraan. Tijdens de testevenementen wordt echt alles onderzocht. Van contactmomenten tot looproutes en van luchtstromen tot het effect van mondkapjes en schermen. Met als doel om weer veilig grotere groepen bezoekers te ontvangen.”
 

Veiligheid creëren we samen

Bij Jaarbeurs is er kortom echt alles aan gedaan om de veiligste locatie van Nederland te zijn. “We kunnen veel doen, hebben al veel gedaan. Maar uiteindelijk gaat het ook om het gebruik van de ruimte. Dat doen we met elkaar. Iedereen dient daarin zijn of haar verantwoordelijkheid te nemen. Dat betekent dat organisatoren bezoekers vooraf goed informeren en dat bezoekers zich goed voorbereiden. Dat iedereen de geldende richtlijnen in acht neemt en zijn gezonde verstand gebruikt. Heb je symptomen van verkoudheid of koorts, blijf dan thuis. Houd echt voldoende afstand van elkaar. Draag een mondkapje. Maak het elkaar makkelijk om je aan de veiligheid te houden.
Wij sturen erop om iedereen in beweging te houden of veilig op een plek te laten zitten. Zo voorkomen we zo veel mogelijk rijen en opstoppingen.”
 

Vertrouwen in de toekomst

De algemene verwachting is dat we ook in 2021 te maken zullen hebben met coronamaatregelen. En natuurlijk kijkt iedereen ook halsreikend uit naar het vaccinatieprogramma. De realiteit is dat het nog wel even duurt voordat heel Nederland gevaccineerd is. Dat betekent dat volle zalen de komende maanden waarschijnlijk nog niet aan de orde zijn.

Het goede nieuws: activiteiten gaan bij Jaarbeurs gewoon door, ze staan er klaar voor als de deuren weer open mogen. Met minder mensen maar met dezelfde gastvrije, prettige ervaring als altijd!